Autres paramètres utiles pour les horaires et la liste de rappel

Autres paramètres utiles pour les horaires et la liste de rappel

Voici des paramètres supplémentaires qui peuvent être utiles pour l'utilisation des horaires et de la liste de rappel

Raisons

Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les raisons de refus données par un employé lorsqu'il se fait offrir un remplacement.
(1) Cliquez sur l'onglet Employés
(2) Cliquez sur "Raisons"
(3) Cliquez sur "Ajouter" 
(4) Vous pouvez entrer le nombre de raisons que vous désirez



Une fois vos raisons de refus ajoutées, vous pouvez maintenant les documenter lorsque vous appelez un employé pour combler un remplacement.
Dès que vous modifiez un code d'horaire "TRAVAIL", dans l'horaire d'un employé, le système va vous mener à votre liste de rappel. En sélectionnant un employé, vous pouvez cliquer sur "Rejoindre" pour le contacter. Si l'employé refuse le remplacement, vous pouvez sélectionner la raison du refus et documenter au besoin.



Registre d'appels: cet onglet vous donne accès à tous les appels que vous avez faits. Vous trouverez les appels de remplacement qui ont été acceptés (Statut Affectation) et les refus (Statut Refusé).



Événements


Dans cet onglet, vous pouvez créer différents types d'événements. Ces événements vous permettent de faire des suivis directement dans le dossier de l'employé. Plus souvent utilisé pour suivre des arrêts de travail à long terme (ex.: congé de maternité, arrêt de travail...). 
(1) Allez dans l'onglet "Employés"
(2) Cliquez sur "Événements"
(3) Cliquez sur "Ajouter"
(4) Nommez le type d'événement que vous désirez documenter dans les dossiers d'employés pour en faire le suivi. Cochez la case "Notification" si vous désirez recevoir une alerte afin de vous rappeler de faire un suivi dans cet événement. Dans "Rappel", vous pouvez déterminer si vous désirez recevoir l'alerte une semaine, un mois ou un jour avant la date d'échéance.

** Afin de pouvoir recevoir les alertes, vous devez avoir préalablement activé les alertes par courriel. Voir les bases de connaissances suivantes:



Une fois les types d'événements créés, vous pouvez maintenant ajouter des événements dans les dossiers des employés. Voici comment faire:
Commencez par ouvrir le dossier de l'employé désiré et cliquez sur l'onglet "Événement".
(1) Onglet "Détail"
(2) Entrez les informations nécessaires en lien avec l’événement. Au champ "Communication" choisir la façon dont vous avez été informé de l'arrêt de l'employé. Entrer la date et l'heure qu'on vous a informé et la date d'échéance correspondant à la date de retour de l'employé. Le système va se fier à la date d'échéance pour vous envoyer une alerte de rappel.
(3) Inscrire un titre
(4) Écrire les notes en lien avec l'événement
(5) Vous pouvez choisir de laisser l'événement Public ou Privé. 
PUBLIC = tous les utilisateurs ayant accès à la version "bureau" d'Amisgest pourront voir l'événement. 
PRIVÉ = seulement la personne qui a créé l'événement pourra y avoir accès.



Onglet Suivi:
Vous permet de documenter tous les suivis faits en lien avec l'événement créé.
(1) Cliquez sur l'onglet "Suivi"
(2) Cliquez sur "Ajouter"
(3) Entrez la date et l'heure du suivi qui a été fait ou que vous désirez planifier dans le futur. Choisir la façon de communication et entrer le sujet du suivi. Une fois le suivi complété, vous pouvez cocher la case "Complété"




Onglet Documents attachés:
Vous permet d'ajouter tous les documents remis par l'employé en lien avec l'événement (billet du médecin ou autre...).
Cliquez sur "Ajouter" afin de télécharger le document scanné.



Une fois les événements documentés dans les dossiers des employés, vous pouvez avoir accès rapidement à la liste de tous les événements en cliquant sur l'onglet 'Événement" dans l'onglet "Employés".












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