Comment activer et utiliser l'interface avec HopHop ?

Comment activer et utiliser l'interface avec HopHop ?

Avec l'application HopHop, les parents peuvent vous informer à  l'avance du moment où ils viendront chercher leur(s) enfant(s).
Il est possible d'activer une interface entre Amisgest et HopHop, afin que vous soyez informé directement dans votre Amisgest.

Pour bien utiliser l'interface avec HopHop, assurez-vous d'avoir la version 6.0 de la version mobile d'Amisgest ou une version ultérieure sur toutes vos tablettes.

Activation de l'interface

  1. Connectez-vous dans la version mobile d'Amisgest avec un compte administrateur.
  2. Cliquez sur Param.
  3. Cliquez sur Intégrations
  4. Cliquez sur le bouton "S'abonner" afin de compléter le formulaire d'adhésion.
  5. Vous serez redirigé(e) sur la page web d'Amisgest, cliquez sur "Activer maintenant"
  6. Vous recevrez une confirmation par courriel une fois votre interface activée par Amisgest.







  1. Simplement compléter le formulaire et faire le paiement par carte de crédit.
  2. Pour les membre William, vous pouvez passer la commande directement via le site william.coop.
  3. Amisgest vous enverra une confirmation une fois l'interface activée et un agent communiquera avec vous afin de terminer la configuration avec vous.

Configuration de l'Interface avec HopHop


Il y a 2 façons de configurer votre compte:
1) Si vous aviez déjà un compte HopHop ou déjà communiqué avec HopHop pour faire créer un compte et que vous avez alors reçu un courriel/mot de passe de HopHop.
2) Si vous n'avez pas de compte HopHop.

Peu importe la méthode, n'hésitez pas à communiquer avec nous au service à la clientèle (option 2)  et il nous fera plaisir de vous aider à configurer votre ou vos interfaces HopHop dans votre Amisgest.

1) Commençons avec la méthode 1 lorsque vous avez déjà un compte HopHop et/ou que HopHop vous a envoyé des identifiants:
  1. Connectez-vous dans la version mobile d'Amisgest avec un compte administrateur.
  2. Cliquez sur Param.
  3. Cliquez sur Intégrations
  4. Cliquez sur le bouton "Configurer". 
  5. Si vous avez plus d'une installation, elles s'afficheront les unes en-dessous des autres. Cliquez sur le bouton "Configurer" d'une installation.
  6. Cliquez sur le bouton "J'ai déjà un compte"
  7. Entrez votre courriel et mot de passe de HopHop
  8. Cliquez sur "Activer"
  9. Lorsque votre compte aura été bien configuré, le bouton à droite de l'écran sera vert.*
*Si vous avez plus d'une installation dans le même Amisgest SDG, il faut refaire les étapes 5 à 8 pour chacune d'elle.







2) Si vous n'avez pas de compte HopHop
  1. Connectez-vous dans la version mobile d'Amisgest avec un compte administrateur.
  2. Cliquez sur Param.
  3. Cliquez sur Intégrations
  4. Cliquez sur le bouton "Configurer". *
  5. Le système affichera par défaut le nom de votre installation telle qu'elle est écrite dans vos paramètres. Comme les parents verront ce nom dans leur application HopHop, vous pouvez renommer le nom de votre installation, au besoin, afin que vos parents s'y retrouvent plus facilement.
  6. Par exemple, si vous n'avez qu'une seule installation et qu'elle s'appelle installation, vous pourriez la renommer par le nom de votre service de garde. 
  7. Si vous avez plusieurs installations qui s'appellent installation 1, installation 2, etc, vous pourriez renommer par le nom réel de cette installation (si elle en a un) ou le nom de votre service de garde + installation 1 et installation 2. Exemple, si votre service de garde s'appelait "Amisgest", on pourrait écrire "Amisgest installation 1" et dans la configuration de la 2e installation "Amisgest installation 2".
  8. Créer votre nom du compte HopHop en fonction de chaque installation.* 
  9. Par exemple, si vous n'avez qu'une seule installation et que votre service de garde s'appelait "Amisgest", vous pourriez créer le compte "amisgest@hophop.ca"
  10. Si vous avez plusieurs installations qui s'appellent installation 1, installation 2, etc, vous pourriez inscrire "amisgest_installation1@hophop.ca" et "amisgest_installation2@hophop.ca"  dans la configuration de la 2e installation.
  11. Cliquez sur "Activer"
  12. Lorsque votre compte aura été bien configuré, le bouton à droite de l'écran sera Vert.**
* L'adresse courriel que vous créerez comme utilisateur doit être unique. Advenant le cas que cette adresse est déjà utilisée dans HopHop, vous pourriez avoir un message qui dit que votre compte n'a pas pu être créé lorsque vous cliquerez sur le bouton "Activer".  

**Si vous avez plus d'une installation dans le même Amisgest SDG, il faut refaire les étapes 4 à 7 pour chacune d'elle.





Une fois les configurations entrées et le bouton activé (en vert), vous recevrez un courriel de confirmation de la création de votre compte de la part de HopHop.
Voici un exemple:
image.png

Problèmes avec la configuration d'un compte

Vous verrez visuellement si les informations de configurations sont bien entrées.
  1. Le bouton sera VERT lorsque les informations sont bonnes et que le lien s'est bien fait avec l'application HopHop.
  2. Le bouton sera ROUGE lorsque les informations sont incorrectes et que le lien ne s'est donc pas faire correctement avec l'application HopHop.


Activation du compte des parents

Au moment de l'activation de l'intégration de HopHop, la liste des enfants est envoyée à HopHop.
Par la suite, HopHop prendra le relais pour la gestion de l'invitation aux parents.
Le parent devra créer son compte dans HopHop.
Vous pouvez au besoin contacter HopHop au 1-888-684-1192 ou à l'adresse courriel :  info@hophop.ca

NOTE : Si vous avez des nouveaux enfants à votre service de garde, n'oubliez pas de faire la synchronisation de données avec Hop Hop.


Bouton Synchroniser les données avec HopHop

Les données envoyées à HopHop sont :

  • Nom, prénom et courriel des parents;

  • Nom, prénom, service de garde, installation et entente de service active ou non de l'enfant.

Vous pouvez également utiliser le bouton "Synchroniser les données avec HopHop" lorsqu'un parent ajoute ou change d'adresse courriel et que vous avez bien fait la modification dans son dossier dans Amisgest (dans Acceo ou Enfantin au préalable le cas échéant) pour envoyer les nouvelles informations à HopHop.





Fonctionnement entre HopHop et Amisgest

1) Lorsque le parent part de son travail ou de la maison, il ouvre son application HopHop et a le choix de sélectionner d'inscrire une heure estimée d'arrivée (HEA) ou utiliser le GPS.
Si le parent a choisi une heure estimée d'arrivée, une notification vous sera alors envoyée à ce moment là pour vous informer.
Si le parent a choisi d'utiliser le GPS, vous serez informé lorsque le parent sera a environ 5 minutes de votre installation. (ce délai peut être modifier dans votre compte HopHop, communiquez avec HopHop au besoin).



2) Lorsque vous recevrez la notification, vous pourrez alors cliquer sur "Appeler" et commencer à faire préparer l'enfant.
3) Lorsque l'enfant est prêt, on clique sur "Prêt" et le parent est informé.
4) Lorsque l'enfant quitte, cliquer sur "Départ".

Voici un exemple des 3 statuts que vous verrez dans votre Amisgest et dans quel ordre vous aurez à les traiter pour un même enfant (Appeler, Prêt et Départ):


Voici un exemple de ce que le parent voit:

Fonctionnement des alertes

Lorsque le parent a activé les notifications HopHop, vous serez avisé de son arrivée imminente au service de garde. La notification apparaîtra dans le suivi des présences de la version mobile : Menu Auj., onglet Présence . Une sonnerie se fera également entendre si le son de votre appareil est allumé.


La notification de l'arrivée imminente du parent est affichée de façon automatique dans les présences de la version mobile de cette façon :



La boîte de message avisant de toutes les arrivées de parents s'affichera tel que démontré ici en faisant une sonnerie sur la tablette pour notifier.
L'éducatrice ou la personne de l'accueil pourra cliquer sur le bouton "Appeler" afin de faire préparer l'enfant.

Important:
  1. Si l'éducatrice affiche seulement son groupe dans le suivi, elle verra alors les alertes de seulement les enfants de son groupe.
  2. Si l'éducatrice affiche tous les groupes dans le suivi de présence, elle verra les alertes des enfants de tous les groupes.
  3. Si vous avez plus d'une installation, vous verrez les alertes des enfants qui sont dans votre installation sélectionnée en haut à droite.
  4. Si vous déplacer les enfants de groupe, l'alerte apparaîtra quand même dans le groupe où est rendu l'enfant.

Portail adminitrateur de HopHop

Connexion à l’interface HopHop – Version web
Pour accéder à certains paramètres de l'application en mode Administrateur, vous pouvez utiliser un appareil connecté à internet (ex. un ordinateur) et aller à la page: app.hophop.ca
Pour vous connecter à l’application, utilisez le même courriel et le même mot de passe utilisé pour vous connecter au compte HopHop dans Amisgest.
Note : Il est important de ne pas changer le mot de passe pour se connecter à l’interface HopHop, sinon le pont logiciel entre HopHop et Amisgest sera coupé.

Ajustement du temps de préparation
À partir de l’interface HopHop, vous pouvez changer le temps moyen de préparation. C’est ce qui détermine le délai de la réception de l’appel par les parents avant leur arrivée au service de garde
Accéder au menu « Profil ».

 
Dans ce menu on retrouve l’ajustement du temps de préparation qui correspond au délai de la réception de l’appel du parent avant son arrivée au centre. Il s’agit de changer le temps pour celui voulu et ensuite appuyer sur le bouton bleu « Modifier ».

 
Ajustement de la plage d’heure des appels HopHop
Dans le menu Profil, il est aussi possible d’ajuster la plage d’heure de réception des appels HopHop. Par exemple, si le début (flèche #1) est à 3h30 PM et que la fin est à 6h00 pm (Flèche #2), un parent qui voudrait venir chercher son enfant avant 3h30 ou après 6h00 ne pourra pas le faire. Le système lui indiquera que le système HopHop n’est pas utilisé pour l’heure qu’il a choisi.


Note : Le parent peut tout de même faire une demande avant les heures choisies, pourvu qu’il arrive dans la plage d’heure. Par exemple, un parent peut entrer dans son application à 2h30 PM pour indiquer qu’il arrivera à 3h45 PM.

Acceptation des changements apportés par les parents
Si le parent change sa photo ou ajoute celle de son enfant dans son application mobile HopHop, le dossier de l’enfant se retrouvera dans le menu « Approbation en attente ». Vous devez approuver que tout est correct malgré la modification apportée par le parent, sinon le parent ne peut pas utiliser le système dans cet état. Il y a un message orange indiquant « Attente d’approbation par le centre » sur l’interface du parent. 

IMPORTANT:
Les parents ne doivent pas modifier les informations qui sont synchronisées avec votre Amisgest, tels que nom et prénom de l'enfant. Dans le cas contraire, les notifications ne s'enverront pas dans votre Amisgest pour cet enfant.  Il serait également important de mentionner à vos parents de ne pas modifier la photo de l'enfant ou la leur régulièrement, car vous aurez alors à approuver régulièrement leurs modifications dans HopHop.

Pour effectuer l’approbation, vous devez aller dans le menu « Approbation en attente » et accepter le dossier qui s’y trouve en appuyant sur le bouton vert « Oui ».
 
 

Voir les dossiers de parents actifs
Lorsque vous avez débuté l’utilisation de HopHop par le système Amisgest, un courriel a été envoyé aux parents. Lorsque les parents indiquent qu’ils veulent utiliser HopHop, un courriel de la part de HopHop leur est envoyé leur demandant d’activer leur compte créé à partir des informations de la base de données Amisgest.
 
Vous pouvez voir l’évolution des activations par les parents à partir de l’interface HopHop. Vous devez aller dans le menu « Liste/Élèves ».
 
 
Une fois dans la liste des élèves, le dossier des enfants peut être de deux couleurs : blanc ou orange.


Lorsque le dossier est blanc, ça indique que tous les parents associés au compte de l’enfant selon les données de la base de données Amisgest ont activé leur compte. Ils peuvent donc utiliser l’application HopHop et les appels de départ se feront dans le système Amisgest.
 
Lorsque le dossier est orange, ça indique qu’un ou plusieurs parents n’ont pas activé leur compte.

 
Dans le cas de l’image précédente, le parent Michel HopHop a activé son compte (car il n’y a pas de bouton « Courriel d’activation » en dessous de son nom, tandis que le parent Maman P. n’a pas activé son compte.
 
Si le parent mentionne qu’il n’a jamais reçu le courriel d’activation, voici les vérifications à effectuer :
  1. Vérifier que le parent regarde dans la boîte de courriel reliée à l’adresse que vous avez dans la base de données Amisgest.
  2. Demander au parent de regarder dans les courriels indésirables.
  3. Appuyer sur le bouton « Courriel d’activation » pour forcer un envoi à nouveau du courriel au parent.
Note : Si le dossier d’un enfant n’est pas présent dans la liste des élèves, assurez-vous que l’indicateur  "HopHop est activé" dans le dossier mobile de l’enfant d’Amisgest.
 
Si le parent ne peut toujours pas avoir accès à son dossier HopHop ou si le dossier de l’enfant n’est pas dans la liste des élèves malgré les vérifications proposées, veuillez contacter l’équipe HopHop : support@hophop.ca ou 1-888-684-1192


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