Il est possible de vous créer des groupes de contact afin d'envoyer rapidement un courriel de masse à une sélection de personnes en particulier.
Ex.: Les parents du conseil d'admnistration, vos employés remplaçants, etc...
**Notez que les groupes de contact ne sont pas mis à jour lors des modifications. Par exemple, si un employé quitte ou que l'enfant d'un parent quitte le service de garde, vous devrez également mettre le groupe de contact à jour manuellement.
1) Allez dans le menu Réglages
2) Accédez ensuite à Paramètres
3) Cliquez sur Groupe de contacts
4) Cliquez sur le bouton Ajouter
5) Inscrire un nom à votre groupe de contact (Ex.: Conseil d'Administration, Employés remplaçants, etc...)
6) Cliquez sur le bouton
pour accéder à l'ajout des contacts de votre nouveau Groupe de contacts
Explications de la fenêtre :
Afin de pouvoir sélectionner les contacts à ajouter à votre Groupe de contact, vous devez sélectionner le type de personne à ajouter (7), choisir le ou les contacts à ajouter de la colonne centrale (12) et utiliser les flèches (10) pour ajouter le contact dans la colonne de droite (13) :
7) Dans la colonne de gauche, choisissez le type de personnes à ajouter dans le Groupe de contact. Les contacts associés apparaitront dans la colonne centrale (12)
8) Vous pouvez choisir d'afficher les contacts de type Employé ou Enfant :
Employé : Actifs, Inactifs ou Archivés
Enfant : Dont l'entente de service est Terminé depuis moins d'un an, En cours ou À venir
9) Pour les contacts de type Enfant, vous pouvez cliquer sur le bouton qui affichera les parents ayant une adresse courriel dans le dossier de l'enfant. Vous devez sélectionner le ou les parents à ajouter à votre Groupe de contact en cochant la case. Cliquez ensuite sur
. Ils seront alors ajoutés automatiquement dans la colonne de droite
(13)
10) Ces boutons permettent d'ajouter un ou des contact(s) au Groupe de contact
Permet d'ajouter uniquement le contact sélectionné dans la colonne de centrale (12) vers la colonne de droite (13). Permet de retirer uniquement le contact sélectionné de la colonne de droite
(13).
Permet d'ajouter tous les contacts de la colonne de centrale
(12) vers la colonne de droite
(13) en même temps.
Permet de retirer tous les contacts de la colonne de droite
(13) en même temps.
11) Le bouton permet d'ajouter l'adresse courriel d'une personne ne faisant pas parti des employés, utilisateurs ou parents de inscrits dans votre Amisgest. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenetre apparait, vous permettant d'inscrire manuellement l'adresse courriel désirée :
Inscrivez l'adresse courriel désirée puis cliquez sur OK.
Pour sortir de la nouvelle fenêtre sans rien indiquer, cliquez sur ANNULER.
Lorsque vous avez choisi les contacts de votre groupe de contact, ils apparaitront dans la colonne de droite (13) :
Pour enregistrer le tout, cliquez sur le bouton
, ce qui vous affichera l'écran suivant :
Cliquer sur le bouton
de cette fenêtre pour enregistrer le Groupe de contact avec ses contacts ajoutés.
Voilà pour la création du Groupe de contact!
Comment utiliser un groupe de contact lors de l'envoi d'un courriel?
1) Allez dans l'onglet SDG
2) Sélectionnez le menu Envoi de courriels
3) Cliquez sur le bouton
4) Cliquez ensuite sur +Ajouter du champ "À"
5) Dans la colonne de gauche, cliquez sur le triangle
à gauche de Groupe de contacts afin d'afficher tous les Groupes de contacts disponibles.
6) Sélectionnez le groupe de contact désiré
7) Les contacts du groupe de contact sélectionné en 6 apparaitront dans la colonne centrale (7)
8) Afin d'ajouter tous les contacts aux destinataires du courriel, cliquez sur le bouton
afin qu'ils apparaissent maintenant dans la colonne de droite
(8) 9) Le bouton
vous permet d'inscrire manuellement une adresse courriel à ajouter à la liste déjà présente.
Pour enregistrer et ajouter les contacts au courriel, cliquez sur le bouton
Complétez votre courriel en y inscrivant votre message puis cliquez sur