Comment inscrire à l'avance des absences et /ou des messages pour les élèves

Comment inscrire à l'avance des absences et /ou des messages pour les élèves

Il est possible d'indiquer à l'avance les absences prévues d'un élève ainsi qu'un message, par période de service, que la personne responsable de prendre les présences verra lors de la prise de présence.
Par exemple, dans le cas d'un élève dont les parents sont en voyage pour une semaine, vous pouvez inscrire une note indiquant qui viendra le chercher. De cette façon, toutes les personnes ayant accès aux présences seront au courant.

Vous pouvez indiquer d'avance une absence et /ou une note :
- Pour une seule période de service (exemple, l'élève sera présent le matin et le soir mais sera absent le midi)
- Pour plus d'une période d'une même journée (exemple, l'élève fréquentera sur l'heure du dîner seulement)
- Pour une période sur plusieurs journées
- Pour plusieurs périodes pour plusieurs journées. 

Pour  inscrire une information d'avance, accédez au menu Enfants puis cliquez sur HORAIRE DES ENFANTS. Choisissez la semaine pour laquelle vous désirez inscrire l'information d'avance, affichez ensuite l'élève et cliquez sur la période de service, tel que démontré ci-dessous :



Lorsque les choix précédents sont fait et que vous cliquez sur la période de service, l'écran suivant apparaît :



Mode d'emploi :

1 -Cliquez sur la période de service pour laquelle l'information entrée sera valide. Les choix possibles sont différents selon chaque service de garde mais se résument généralement à la période du Matin, du Midi et de l'après-midi. Le choix de période précédent peut être modifié ici. Vous pouvez modifier la période choisie en cliquant simplement dessus afin qu'elle devienne en gras.

2 - Vous devez ensuite indiquer pour combien de période de service cette information doit se répéter. Les choix disponibles sont les suivants :
1 Jour, 1 semaine, 2 semaines, 3 semaines, 4 semaines ou Autres.
Autres permet de choisir la date à laquelle l'information inscrite prend fin.
Pour faire votre choix, simplement cliquer sur celui requis pour qu'il devienne en gras.

3 - Vous devez ensuite choisir le code de présence relié. Les choix disponibles sont les suivants :
Présent, Absent ou Malade.
Pour faire votre choix, simplement cliquer sur celui approprié afin qu'un encadré noir apparaisse autour du type de présence.

4 - À la section NOTE, vous pouvez inscrire un commentaire que la (les) responsable(s) d'inscrire les présences pourra consulter au moment que vous avez inscrit.

Lorsque vous avez complété toutes les informations, cliquez sur OK, situé dans le coin supérieur gauche de l'écran afin de sauvegarder les informations.

Toutes les modifications apportées seront visibles de cette façon :



Dans l'exemple ci-dessus, nous voyons :
Enfant no.1 : Présent à la période de garde du matin, absent pour dîner avec une note et sera présent pour la période de garde de l'après-midi.
Enfant no.2 : Sera Malade toute la journée avec une note.

Lorsque la journée pour laquelle de l'information a été entrée est atteinte, lors de la prise de présences (dans Aujourd'hui / PRÉSENCE), vous le verrez comme suit :



Afin de consulter la note, cliquez sur la photo de l'enfant puis sur Note, tel que démontré ci-dessous :



Lorsque vous avez cliqué sur Note, le message inscrit apparaîtra à l'écran de cette façon :