Compléter un rapport de visite - BC

Compléter un rapport de visite - BC

Cette documentation présente la fonctionnalité Rapport de visite, conçue pour aider les bureaux coordonnateurs à consigner, consulter et assurer le suivi des informations recueillies lors des visites auprès des responsables d’un service de garde éducatif en milieu familial.

Elle explique les principales étapes à suivre afin d'ajouter un rapport, y inscrire les éléments observés et retrouver les rapports produits au besoin.

Alert
Les rapports de visite doivent désormais être complétés à partir d’un appareil appairé à l'application reliée à votre bureau coordonnateur. 
L’appairage permet à la tablette ou à l'appareil d’accéder aux dossiers requis et de transmettre les rapports complétés lors de la prochaine synchronisation (lorsque vous aurez à nouveau du réseau). L’appairage n’est requis qu’une seule fois par appareil. Une fois l’appareil associé au bureau, il pourra être utilisé pour effectuer vos visites sans avoir à reprendre cette étape.
Notes
Une fois appairée, la tablette ou l'appareil peut être utilisé chez la RSGE, même sans connexion Internet. Les réponses saisies et les signatures recueillies seront synchronisées avec le bureau dès qu’une connexion sera disponible.

Appairage de l'appareil

1. Accéder à Amisgest BC

  1. Vous connecter à l’aide de vos identifiants habituels au lien suivant : Connexion - Amisgest - BC

2. Accéder au menu Accueil puis à l'onglet Rapports de visite 

Pour compléter un rapport de visite, vous devez d’abord associer l'appareil à votre compte. Pour ce faire, cliquez sur APPAIRER UNE TABLETTE, puis suivez attentivement les étapes indiquées. 
Si vous souhaitez utiliser l’appareil sur lequel vous êtes actuellement connectée pour effectuer vos visites, cliquez sur OUVRIR L’APPLICATION. Vous devrez toutefois associer cet appareil à votre compte BC. 
Option 1 : APPAIRER UNE TABLETTE
L’appairage doit être effectué avant d’utiliser un nouvel appareil pour compléter des rapports de visite. Cette étape n’est requise qu’une seule fois par appareil.

Étapes d'appairage
  1. Sur l’appareil mobile qui servira à effectuer les visites, numérisez le code QR affiché à l’écran. Vous pouvez aussi ouvrir le navigateur de l’appareil et saisir l’adresse Web indiquée sous le code QR. 
  2. Une fois la page ouverte sur l’appareil mobile, cliquez sur GÉNÉRER UN CODE D’APPAIRAGE dans la portion bureau de votre Amisgest BC.
  3. Entrez le code d’appairage généré dans le champ prévu à cet effet sur l’appareil mobile.
  4. Donnez un nom à l’appareil afin de pouvoir le reconnaître facilement dans la liste des appareils associés au bureau. Par exemple : iPad – Agente Océane ou Tablette– Visites Valérie.
  5. Confirmez l’appairage en cliquant sur Appairer cet appareil. L’appareil est maintenant associé à votre bureau coordonnateur et peut être utilisé pour réaliser des visites.
Téléchargement de l'application 
  1. Une fois l’appareil appairé, installez l’application Visites sur celui-ci. 
Cette application vous permettra de compléter les rapports de visite plus facilement.
Option 2 : OUVRIR L'APPLICATION 
Si vous souhaitez réaliser vos visites chez la RSGE depuis l'ordinateur sur lequel vous travaillez actuellement, cliquez sur OUVRIR L'APPLICATION.
Vous serez menez vers une page Web vous permettant d'appareil votre ordinateur.
  1. Retournez ensuite dans Amisgest BC et cliquez sur APPAIRER UNE TABLETTE afin de générer le code d’appairage nécessaire. 
  2. Cliquez sur GÉNÉRER UN CODE D’APPAIRAGE.
  3. Entrez le code d’appairage généré dans le champ prévu à cet effet dans la nouvelle page Web ouverte : Visites.
  4. Donnez un nom à l’appareil afin de pouvoir le reconnaître facilement dans la liste des appareils associés au bureau. Par exemple : Ordinateur – Agente Océane ou Chromebook– Visites Valérie.
  5. Confirmez l’appairage en cliquant sur Appairer cet appareil. L’appareil est maintenant associé à votre bureau coordonnateur et peut être utilisé pour réaliser des visites.

Départ pour les visites 

Notes
Une fois la tablette ou l'ordinateur appairé et l'application Visites téléchargée, il est prêt à être utilisé pour effectuer vos visites. Aucune autre étape n'est requise.
Info
Vous pouvez ensuite utiliser l’application Visites même lorsqu’aucune connexion Internet n’est disponible. Les informations saisies et les signatures seront enregistrées sur la tablette ou autre appareil utilisé, puis synchronisées automatiquement avec Amisgest BC dès qu’une connexion Internet sera de nouveau accessible.

Quelles informations seront disponibles dans l'application Visites ? 

  1. Onglet Calendrier : Les visites dont la date se situe dans les 30 jours précédant ou les 30 jours suivant la date du jour sont accessibles dans l’application.
  2. Onglet Rapports : Pour effectuer une visite à l’improviste, qui ne serait pas prévue au calendrier, ou consulter le dossier d’une RSGE habituellement suivie par une collègue, sélectionnez la RSGE concernée dans la liste des RSGE actives.
  3. Onglet Règlements : L’onglet Règlements permet de consulter les règlements applicables.
  4. Onglet RSGE : Les dossiers des RSGE sont accessibles afin de consulter les renseignements nécessaires et de compléter les différentes sections du rapport de visite.

Compléter un rapport de visite 

Vous pouvez compléter le rapport de visite en y accédant de l'une des deux façons suivantes : cliquez sur le nom de la RSGE dans l’onglet Calendrier, ou recherchez son nom dans l’onglet Rapports.
Alert
Les données sont synchronisées en temps réel lorsque l'appareil est connecté au réseau Wi‑Fi. Avant de quitter le bureau, assurez-vous que l'appareil utilisé lors de vos visites était bien connecté au Wi‑Fi afin que les données puissent être synchronisées vers celui-ci (ex: visite au calendrier). 
Info
Les modèles génériques sont des modèles créés et fournis par notre équipe, alors que les modèles personnalisés correspondent à vos modèles créés et modifiés à l'interne. 

Concrètement, vous devrez : 
  1. Parcourir les sections du rapport une à une (ex. : sécurité et salubrité, dossier éducatif, etc.). Pour changer de sections, cliquer sur le titre de la section suivante situé au bas de l'écran.
  2. Saisir les informations demandées dans les champs obligatoires.
  3. Utiliser les menus déroulants ou zones de texte selon le type de champ.
NotesÀ tout moment, il est possible de visualiser le dossier de la RSGE en cliquant sur le bouton Voir la fiche.
  1. Ajouter des commentaires ou précisions si nécessaire.
  2. Signer le rapport pour qu'il soit synchronisé vers la portion « bureau » de votre Amisgest BC.
Alert
Pour être synchronisés vers la section Bureau de votre Amisgest BC, les rapports doivent être complétés et signés. Assurez-vous de les réviser attentivement et de procéder à la signature.
L'option « Envoyer une copie à la RSGE par courriel » est cochée par défaut. Si vous ne souhaitez pas transmettre une copie du rapport à la RSGE, veuillez simplement décocher cette option avant de finaliser le rapport.

Récupération des rapports effectués en mode hors-connexion 

Les rapports seront synchronisés vers la portion « bureau » de votre Amisgest BC dès qu'une connexion Internet sera détectée sur l'appareil utilisé. La synchronisation s'effectuera automatiquement et les rapports En file d'envoi seront alors déposés au dossier de la RSGE. 

Comme les rapports auront été signés, il ne sera plus possible d'en faire la modification dans la portion Bureau. 

Retirer des appareils de la liste de votre BC

Pour retirer un appareil autorisé, accédez au menu Accueil, puis à l'onglet Rapports de visite. Cliquez ensuite sur Gérer les tablettes et révoquez l'appareil que vous souhaitez retirer de la liste des appareils autorisés.