Guide pratique du transfert des données vers le Portail d’inscription aux services de garde

Guide pratique du transfert des données vers le Portail d’inscription aux services de garde

Ce guide présente la procédure permettant de transférer les données vers le Portail d’inscription aux services de garde (PISG) du ministère afin d’assurer la transmission des informations requises.

Notes
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible seulement pour les clients en codification manuelle et pour les utilisateurs.trices avec le rôle Administration dans Amisgest. Si vous utilisez une intégration avec un logiciel comptable, le transfert doit être effectué directement depuis ce logiciel.

Phase préparatoire

Activer l'API dans le Portail d'inscription aux services de garde (PISG)

Avant de pouvoir transférer les données depuis Amisgest SDG, vous devez d'abord activer l'API dans le Portail d'inscription aux services de garde (PISG) du ministère.
Cette étape permet d'autoriser la communication entre le portail gouvernemental et Amisgest afin que les données puissent être transmises de façon sécuritaire.

1. Se connecter à votre compte du PISG puis sélectionner le menu Accueil et l'onglet Informations techniques. 
2. Cliquer sur Activer l'utilisateur - Vous aurez la confirmation que l'utilisateur dispose maintenant d'un accès à l'API.
3. Cliquer sur Mettre à jour l'utilisateur afin de déterminer un mot de passe pour l'API et confirmer la modification.

AlertAssurez-vous de sauvegarder ce mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe puisqu'il sera requis régulièrement lors du processus de transfert des données.

Activer l'intégration dans Amisgest SDG

Une fois l'API activée dans le portail du ministère, vous devez configurer l'intégration dans Amisgest SDG.
Cette étape consiste à saisir les informations de connexion fournies par le portail afin d'établir le lien entre les deux plateformes et permettre l'échange de données.

1. Se connecter dans Amisgest SDG puis sélectionner le menu Réglages et l'onglet Intégrations.
2. Retrouver l'intégration avec le PISG et cliquer sur le bouton Configurer. 


3. Cliquer sur Activer l'intégration


3.1. Inscrire l'ID de l'organisation
3.2 Inscrire le courriel de l'utilisateur API
Info
Ces informations sont disponibles dans le menu Accueil puis l'onglet Informations techniques.

4. Cliquer sur le bouton Tester la connexion.
  1. Vous devrez inscrire le mot de passe déterminé à l'étape Activer l'API dans le Portail d'inscription aux services de garde (PISG) puis cliquer sur OK. 
  2. Vous aurez la confirmation que la connexion est réussie si tous les critères sont respectés.


Vérifier et compléter les informations dans les réglages d'Amisgest

Avant d'effectuer un transfert, il est important de s'assurer que les informations contenues dans les paramètres de votre Amisgest sont complètes et à jour. Il est primordial de valider que le numéro de licence figure bien au champ prévu à cet effet.

Vérification de la licence : 
1. Dans votre compte Amisgest, se rendre dans le menu Réglages puis l'onglet Listes.
2. Sélectionner Installations, puis cliquer sur l'installation désirée.
3. Valider que le numéro de licence inscrit est valide.




Info
Si aucun numéro de licence figure au champ à cet effet, vous pourrez retrouver l'info via le PISG, sous le menu Accueil puis l'onglet Informations administratives.

Vérification des services : 
Assurez-vous que les cases ECP/PCR sont cochées dans la liste des services.
1. Dans votre compte Amisgest, se rendre dans le menu Réglages puis l'onglet Listes.
2. Sélectionner Services, puis valider que les cases sont cochées pour les différents types de journées.

Vérifier et compléter les informations au dossier de l'enfant dans Amisgest

Les dossiers des enfants doivent être complets et à jour avant tout transfert. Les données manquantes exigées par le Portail d’inscription aux services de garde peuvent empêcher le transfert. 

Section Informations générales

1. Au dossier de l'enfant, cliquer sur la case Informations générales et inscrire le numéro d'inscription au PISG (NCIP). 

Info
Ce numéro est disponible via le PISG, depuis le menu Gestion des enfants admis. Vous devez afficher le dossier de l'enfant et retrouver la section Numéro de confirmation d'inscription. Le numéro est visible uniquement pour les utilisateurs.trices avec le rôle Administration. 
Notes
Pour les enfants déjà inscrits dans votre milieu avant la mise en place de cette intégration, il se peut qu'aucun numéro PISG ne soit associé à leur dossier. Dans ce cas, vous pouvez inscrire leur NIREC ou leur NECSG afin de permettre leur identification dans le portail.

Section Fréquentation

Avant d'effectuer le transfert, vérifiez que l'enfant dispose :
  1. d'une fréquentation valide comportant une date de fin
  2. d'un parent payeur inscrit à la fréquentation que vous souhaitez transférer 
  3. de données valide à la Détails de sa fréquentation

Phase de réalisation

Transférer les données vers le PISG

Une fois les données mentionnées dans la phase précédente vérifiées, vous serez prêts à effectuer le transfert.

Via le menu Enfant puis l'onglet Liste : 
1. Se rendre au dossier d'un enfant, puis sélectionner l'onglet Fréquentation

Vous verrez le badge À transmettre pour les fréquentations qui n'ont pas encore été transmises.


2. Cliquer sur le bouton Transmettre 
  1. Il est possible que le mot de passe vous soit demandé. Il s'agit du mot de passe déterminer pour activer l'API dans une étape précédente.


3. Le badge changera pour Transmise et activée
Vous aurez également la confirmation au moment de la transmission qui confirme le numéro de l'entente qui a été générée dans le PISG



Notes
Chaque fois que vous générez une nouvelle fréquentation au dossier de l'enfant, le système vous suggérera de la transmettre au PISG.
Alert
Pour qu'un enfant soit considéré comme remplaçant du côté du PISG, il doit avoir la mention R ou des cases vides à tous les jours de la semaine dans sa fréquentation.

Options supplémentaires



  1. Activer : Si vous ajoutez une fréquentation avant sa date de début et la transférez au PISG, vous devrez retourner l'activer à compter de la date de début prévue.
  2. Renouveler : Cette option ne mène vers aucune action précise. Elle vous informe des manipulations à réaliser pour renouveler une fréquentation.
  3. Résilier : Cette option vous permet de résilier une fréquentation au dossier de l'enfant et de transférer l'information vers le PISG. La sélection d’un motif est obligatoire pour préciser la raison de la résiliation.
  4. Cessation : Cette option vous permet d'effectuer la cessation du contrat de l'enfant et de transférer l'information vers le PISG. La sélection d’un motif est obligatoire pour préciser la raison de la cessation. Le processus doit être recommencé au départ si les parents souhaitent que leur enfant soit admis de nouveau au milieu de garde.
Notes
Le badge reflètera l'action effectuée sous chacune des fréquentations au dossier de l'enfant.

Informations complémentaires 

  1. Ce processus s'applique également aux fréquentations ECP.
  2. Le transfert des données s'effectue toujours d'Amisgest vers le Portail, et non dans le sens inverse.
  3. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les clients utilisant la codification manuelle.
  4. Les étapes de la phase préparatoire doivent obligatoirement être complétées afin d'assurer le bon fonctionnement du transfert.
  5. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe est demandé de nouveau toutes les deux heures, puisqu'il n'est pas conservé par le système.
  6. Si le parent payeur change, il faudra en aviser le gouvernement en communiquant avec leur équipe pour que l'information soit modifiée de leur côté.
  7. Les fréquentations déjà débutées peuvent être envoyées sans problème vers le PISG.