La gestion des enfants temporaires avec la Covid-19

La gestion des enfants temporaires avec la Covid-19

Dans le contexte exceptionnel actuel, avec la COVID-19, où certains service de garde se doivent d’accueillir les enfants des travailleurs ayant un emploi essentiel (santé, pompier, policier, etc. et/ou les enfants de moins de 12 ans des éducatrices devant être présentes au service de garde) certains se demandent comment inscrire temporairement ces enfants dans leur Amisgest SDG afin de gérer les présences sans toutefois avoir à les inscrire dans leur Enfantin et/ou Acceo Service de Garde.

Nous avons créé un formulaire d'inscription temporaire qui vous permet alors d'ajouter rapidement cet enfant "exceptionnel". 
Le parent recevra alors un courriel l'invitant à se connecter au portail parent afin d'y compléter lui-même les informations importantes:
  1. Allergies
  2. Coordonnées
  3. Contacts en cas d'urgence
  4. Personnes autorisées

Comment ajouter un enfant temporaire?

  1. Connectez-vous à votre Amisgest SDG, version bureau, et cliquez sur le bouton "Covid-19" dans le menu "Enfants".
  2. Inscrire les informations demandées
  3. À la section "Présences", vous pouvez inscrire l'enfant dans une installation et/ou un groupe déjà existant. Mais vous pouvez aussi choisir de créer une "installation temporaire" et/ou un "groupe temporaire".
  4. Cliquez sur "Créer"
  5. Confirmez que vous souhaitez poursuivre




Un dossier sera alors automatiquement ajouté dans votre liste d'enfants. 
Si vous avez coché la case "Installation temporaire et/ou groupe temporaire" ceux-sont seront alors créés automatiquement la première fois et ensuite le système ajoutera tous les nouveaux enfants dont vous cocherez ces cases dans cette même installation temporaire et/ou ce même groupe temporaire.






Ce que le parent devra faire

Le parent inscrit recevra alors un courriel l'invitant à se connecter au portail parent afin de compléter les informations importantes. 
Si c'est un nouveau parent, il recevra un mot de passe temporaire.
Si c'est déjà un parent inscrit à votre service de garde, il sera invité à utiliser son mot de passe habituel.


Il pourra ensuite se connecter dans le dossier de son enfant et y inscrire directement les coordonnées, allergies et contacts.
Ces informations s'ajouteront alors directement dans votre Amisgest.




Comment trouver facilement un enfant temporaire dans Amisgest ?

Vous avez inscrit un enfant temporaire via le formulaire Covid-19 et vous ne trouvez plus l'enfant dans le système ?

Pour trouver facilement un enfant temporaire dans Amisgest, suivez les étapes suivantes :

1 -  Rendez-vous dans le menu Enfant- Enfants 

2 - Dans la colonne Groupe, cliquez sur le petit entonnoir pour filtrer la recherche

3 - Sélectionner le groupe Temporaire dans la liste

4 - Le système vous affichera la liste de tous les enfants qui font partis de votre groupe temporaire.







Comment ajouter des journées de présence à un enfant temporaire ?


Peut-être avez vous inscrit les journées de présence d'un enfant temporaire sur un document papier et souhaitez maintenant entrer ces présences dans le système Amisgest ?

Pour y parvenir vous devez suivre les étapes suivantes :


1 - Inscrire dans un premier temps l'enfant temporaire via le formulaire Covid-19 

2 - Assurez-vous que la date de début de l'entente de service de l’enfant temporaire reflète la date réelle de son début de fréquentation. 
En guise d’exemple, si vous avez inscrit un enfant temporaire aujourd'hui et que vous souhaitez lui ajouter des journées de présence lorsqu'il a commencé à fréquenter au mois de mars, vous devez changer la date de début d'entente pour le mois de mars.




Double-cliquer sur le champs date pour pouvoir modifier la date de début d’entente.
Cliquez sur la petite disquette pour Enregistrer.




3 - Rendez-vous dans l'historique des présences (Enfants - Historique)

  • Sélectionnez le groupe Temporaire dans le filtre de groupe et entrez les dates de début et de fin de la période

  • Cliquez sur le bouton + Ajouter une nouvelle journée 






La fenêtre suivante apparaîtra à votre écran.

  • Entrez le nom de l’enfant temporaire

  • Cliquer sur le petit calendrier pour sélectionner la date à laquelle vous souhaitez ajouter une journée de présence

  • Sélectionner le code d'horaire Présent

  • Cliquez sur le bouton OK




Vous pourrez constater que la ligne de présence a été ajoutée pour l'enfant temporaire dans l’historique des présences.
* N'oubliez pas d'inscrire l’heure de début et de fin à chacune des journées ajoutées à l'enfant temporaire afin que les présences puissent bien être visibles sur la fiche d’assiduité de l’enfant.







Comment générer la fiche d’assiduité d’un enfant temporaire ?


Pour générer la fiche d'assiduité d’un enfant temporaire, suivez les étapes suivantes :

1 - Inscrire l'enfant temporaire via le formulaire Covid-19 dans Amisgest.


2 - Si vous prenez les présences avec les tableaux intelligents, attribuez un numéro de puce temporaire dans le dossier de l’enfant temporaire et assurez-vous de bien mettre la puce au même numéro dans le porte-clé de l’enfant. Quand le porte-clé de l’enfant sera décroché, cela générera une présence à cet enfant. Parallèlement, si vous utilisez un système de prise de présences par tablettes, il sera possible de mettre l'enfant temporaire présent sur la tablette.

3 - Vous pourrez consulter l’historique des présences (Enfants - Historique) pour valider toutes les présences d’un enfant temporaire pour une période donnée.

  • À noter que si vous remarquez qu’il manque des journées de présence à un enfant temporaire, suivez les étapes fournies dans la section ci-haut «Comment ajouter des journées de présence à un enfant temporaire ?»


4 - Pour générer la fiche d'assiduité d’un enfant, rendez-vous dans le menu Enfants - Fiches d’assiduité

  • Entrez le date de début et de fin de la période souhaitée

  • Sélectionner le groupe Temporaire dans la boîte de filtre

  • Cliquez sur le bouton Imprimer



La fiche d’assiduité de l’enfant apparaîtra à votre écran.
Il sera possible pour vous d’imprimer le document en format .PDF ou sous autre format en cliquant sur la petite disquette.







Est-ce que le parent d’un enfant temporaire pourra recevoir les agendas ?

Oui, bien sûr, il sera possible d’envoyer des messages et des agendas à un enfant temporaire via le cahier de communication et le Journal de bord à Petits Pas.

Pour y parvenir, vous devez suivre les étapes suivantes :

1 - Assurez-vous d’avoir bien inscrit l'enfant temporaire avec le formulaire Covid-19 via Amisgest.

2 - Rendez-vous dans le compte de cahier de communication ADMIN pour synchroniser les données.


La synchronisation des données du cahier permettra aux enfants temporaires que vous avez inscrits dans Amisgest d’être synchronisés et visibles dans le cahier de communication.
Il sera donc possible pour l’éducatrice de sélectionner le groupe temporaire et les enfants concernés pour leur envoyer des agendas.