Contexte : Vous êtes utilisateur de l'un de nos logiciels, Amisgest SDG, Amisgest BC, Service de Remplacement ou Journal de bord À petits pas, et vous souhaitez ajouter des pièces jointes à vos documents. Cependant, la limitation de taille de 4 Mo pour les pièces jointes vous restreint. Voici la solution pour réduire la taille de vos fichiers PDF et vous permettre de joindre facilement vos documents. Cette procédure s'applique aussi bien aux utilisateurs de Microsoft 365 qu'à ceux utilisant Microsoft Office traditionnel.

Pourquoi optimiser la taille des PDF ?

Plusieurs raisons motivent la réduction de la taille de vos fichiers PDF, notamment :

1. Espace de stockage limité : Les fichiers volumineux occupent beaucoup d'espace sur vos disques de sauvegarde, ce qui peut rapidement devenir un problème si vous devez gérer un grand nombre de documents.

2. Performance de l'application : Les fichiers de grande taille peuvent ralentir les performances de l'application lors de l'ouverture, de la modification ou de l'envoi. Réduire la taille des fichiers garantit une expérience plus fluide.

3. Limitation des boîtes de courriel : Les boîtes de courriel ont souvent des limites de taille pour les pièces jointes (souvent autour de 10 à 20 Mo). De plus, certaines plateformes de messagerie peuvent avoir des restrictions spécifiques qui empêchent l'envoi de fichiers trop volumineux. Réduire la taille du PDF à moins de 4 Mo vous garantit qu'il sera envoyé sans problème.

Afin de créer des fichiers PDF plus légers tout en maintenant une bonne qualité, voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser dans Microsoft 365 (Word et PowerPoint) ou dans Microsoft Office traditionnel pour optimiser la taille du fichier.

1. Réduire la taille des images dans votre document

Avant de générer votre PDF, il est important de réduire la taille des images dans votre document pour minimiser le poids du fichier.

Dans Microsoft Word :

1. Cliquez sur une image dans votre document.
2. Allez dans l'onglet Format de l'image et cliquez sur Compresser les images.
3. Cochez Supprimer les zones de recadrage des images.
4. Sélectionnez Résolution 150 ppp ou une résolution plus basse, selon vos besoins.
5. Cliquez sur OK pour appliquer la compression à toutes les images de votre document.

Dans Microsoft PowerPoint :

1. Sélectionnez une image dans votre présentation.
2. Dans l'onglet Format, cliquez sur Compresser les images.
3. Cochez Supprimer les zones de recadrage.
4. Sélectionnez une résolution comme Web (150 ppp).
5. Appliquez la compression à toutes les images de la présentation.

2. Exporter le fichier en PDF avec des paramètres optimisés

Une fois vos images réduites, vous pouvez exporter votre document en PDF en optimisant les paramètres pour réduire la taille du fichier.

Dans Microsoft Word :

1. Allez dans l'onglet Fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous.
2. Sélectionnez le format PDF.
3. Cliquez sur Options.
4. Sous Options PDF, choisissez Minimiser la taille du fichier.
5. Cliquez sur OK et enregistrez votre fichier.

Dans Microsoft PowerPoint :

1. Allez dans Fichier > Enregistrer sous.
2. Choisissez le format PDF.
3. Cliquez sur Options.
4. Cochez Minimiser la taille du fichier.
5. Cliquez sur OK et enregistrez votre fichier.

Estimation du nombre de pages optimisées

Lorsque vous appliquez ces méthodes d'optimisation, la taille de votre fichier peut être considérablement réduite, ce qui peut affecter le nombre de pages visibles dans votre PDF. En général :

• Un document de 10 pages avec des images non compressées peut atteindre environ 5 à 10 Mo.
• Après compression et réduction de la résolution des images, ce même document pourrait être réduit à environ 1 à 3 Mo.
• Pour des fichiers encore plus légers, comme ceux de 2 à 4 Mo, un document de 10 pages avec des images optimisées et une bonne gestion des polices et des objets pourrait contenir jusqu'à 1000 pages, en fonction de la complexité du contenu.

Conclusion : En appliquant ces étapes simples, vous pouvez réduire efficacement la taille de vos fichiers PDF générés dans Microsoft 365 ou Microsoft Office traditionnel, tout en garantissant une bonne qualité pour une utilisation numérique. Cela vous permettra d'ajouter vos fichiers en tant que pièces jointes sans dépasser la limite de 4 Mo et d'éviter les problèmes liés à l'espace de stockage, la performance de l'application et les limitations des boîtes de courriel. Si vous avez des questions ou des difficultés, n'hésitez pas à contacter le support technique d'Amisgest SDG.