Remplacer une absence dans la planification de l'horaire
Un.e employé.e s'absente et vous désirez le/la remplacer?
Que ce soit pour une maladie, des vacances ou tout autre type d'absence, la procédure pour effectuer un remplacement est la même.
D'abord, rendez-vous dans l'onglet de planification de l'horaire et assurez vous de vous trouver dans la bonne installation.
1. Repérez ensuite le poste occupé par la personne pour qui vous désirez appliquer l'absence et sélectionnez le code de la journée à remplacer.
Si le remplacement est pour plusieurs jours, sélectionnez la première journée du lot de journées à remplacer. La fenêtre contextuelle de modification vous donnera la possibilité de choisir plusieurs dates dans la section "Jours".
2. Une fois dans la fenêtre contextuelle de modification, changez le code initial pour le code d'absence que vous souhaitez appliquer.
*** Attention de bien sélectionner le filtre d'absence afin d'accéder aux codes correspondant aux absences
Prenons l'exemple d'un.e employé.e qui prendrait une journée de maladie.
On choisirait ici le code de Maladie.
Les codes qui apparaîtront sont en fonction des codes que vous aurez paramétré au préalable dans les paramètres de codes d'horaires.
Une fois le code choisi, vous le verrez apparaître dans la fenêtre contextuelle de modification.
Dans cette même fenêtre, vous pourrez également modifier les heures applicables à ce nouveau code et ajouter des notes employeur ou bien des notes destinées à l'employé.
Cliquez ensuite sur "Ok", dans le coin supérieur droit afin d'appliquer les modifications.
- Si vous êtes dans le visuel "Présence", vous verrez l'absence à combler avec l'icône
, ainsi que tous les autres codes de présences à l'horaire.
- Si vous êtes dans le visuel "Absence", vous verrez le code que vous venez d'appliquer, ainsi que tous les autres codes d'absences à l'horaire.
- Si vous êtes dans le visuel "Tout", vous verrez le code que vous venez d'appliquer, ainsi que tous les autres codes (présences et absences) à l'horaire.
Astuce ! Le visuel "Présence" est optimal pour pouvoir repérer rapidement les absences à combler dans l'horaire affiché.
Vous pourrez ensuite ajouter un remplacement en cliquant sur le (+) apparaissant dans la case lorsque vous y glissez votre curseur.
Vous vous retrouverez alors devant une fenêtre d'ajout pré-remplie avec : Le groupe associé au poste (s'il y a lieu), la fonction associée au poste, les heures d'arrivée/départ ainsi que le temps de pause non rémunéré associées au poste.
Il vous sera alors possible d'aller sélectionner l'employé qui effectuera le remplacement et de modifier les informations pré-remplies au besoin.
La sélection de l'employé se fait dans la fenêtre suivante:
1. Les filtres de "Statut" permettent de faire afficher les employé.es selon : le poste (employés qui sont généralement attribués à ce poste), la liste de rappel (employé.es qui ont des disponibilités pour cette installation ainsi que les journées concernées), tout (l'entièreté des employés de votre milieu de garde).
2. L'encadré de disponibilité s'affiche en vert quand l'employé.e est disponible pour l'entièreté du remplacement à effectuer.
3. Un diplôme figure à la ligne identifiant l'employé.e lorsque cette personne a la mention "Qualifiée" à son dossier.
4. L'encadré de disponibilité s'affiche en orangé quand l'employé.e n'est pas disponible ou a une disponibilité partielle pour le remplacement à effectuer.
En naviguant dans ces différents filtres, vous pourrez trouver la personne qui convient le mieux au remplacement à effectuer et cliquer sur son nom afin de la sélectionner.
La fenêtre d'ajout pré-remplie reviendra à l'écran et, tel que mentionné précédemment, il vous sera alors possible de modifier les informations pré-remplies au besoin.
En cliquant sur le "OK dans le coin supérieur droit de cette même fenêtre, l'information sera enregistrée et la personne sélectionnée pour le remplacement apparaîtra à l'horaire.
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