Vous êtes libres d'interpréter et d'utiliser les différents statuts comme vous le désirez. L'important c'est que votre équipe s'entende sur la même interprétation et la même utilisation.
Voici les utilisations que j'ai vu chez d'autres clients:
En cours: la personne vous a mentionné avoir fait les démarches mais n'a pas encore eu son certification.
Reçu: La personne vous a remis le certificat mais vous n'avez pas eu le temps de faire la vérification s'il est bel et bien conforme (est-ce le bon document, bonnes dates, dans les temps etc)
Complété: Toute la procédure de vérification d'empêchement est terminée et conforme (certificat reçu pour la bonne personne, avec les bonnes dates, dans les temps ou sinon que l'avis de contravention possible si retard ait été envoyé).