Étapes pour Paramétrer les Horaires et la liste de rappel

Étapes pour Paramétrer les Horaires et la liste de rappel

Afin de pouvoir débuter la création de vos horaires, quelques étapes préalables doivent être effectuées.

Étapes de Paramétrisation 

Étape 1: Paramétrer l'Ancienneté

Ancienneté
Vous devez paramétrer l'ancienneté de vos employés afin de pouvoir utiliser la liste de rappel. Pour ce faire, vous devez spécifier de quelle façon vous comptabilisez l'ancienneté :
  1. Selon la date d'embauche
  2. ou selon les heures travaillées
Dans le cas où vous cumulez selon la date d'embauche, vous devez vous assurer que la date d'embauche de chaque employé est inscrite dans sa fiche.
Dans le cas où vous cumulez selon les heures travaillées, vous devez spécifier chaque code d'horaire permettant de cumuler les heures travaillées. Vous devez également inscrire le nombre d'heures cumulées jusqu'à maintenant dans la fiche de chaque employé, onglet "Fonction".

Voici comment faire:
(1) Allez dans l'onglet "Employés" de votre Amisgest SDG.
(2) Dans la case Paramètres, cliquez sur le bouton "Ancienneté".
(3) Cliquez sur "Ajouter" .
(4) Inscrite le nom du syndicat, si vous êtes syndiqué, dans la première colonne. Si vous n"êtes pas syndiqué vous pouvez inscrire "Interne".
(5) Choisir si l’ancienneté se calcule "selon la date d'embauche" OU selon les "heures accumulées".
(6) Si vous avez choisi "Heures cumulées" dans la section (5), vous devez ajouter tous les codes d'horaires, que vous allez créer (voir Codes d'horaires un peu plus bas) qui calcule l'ancienneté.
(7) Pour chacune des installations, sélectionnez le nom du syndicat entré



Comment entrer l'ancienneté dans les dossiers des employés:
(1) Allez dans l'onglet "Employés" de votre Amisgest SDG.
(2) Cliquez sur "Employés" pour avoir accès à la liste de tous vos employés.
(3) Liste de vos employés.
(4) Afin de suivre votre liste, vous pouvez cliquer sur la petite flèche (qui se trouve au bas de votre liste), pour ouvrir le dossier de l'employé.
(5) Cliquez sur l'onglet "Fonction".
(6) Automatiquement vous verrez la ligne avec le nom du syndicat que vous avez inscrit dans les paramètres. 
* Si vous avez choisi "Selon la date d'embauche" dans vos paramètres, vous n'avez qu'à inscrire la date d'embauche et l'ancienneté de l'employé va se calculer automatiquement.
* Si vous avez choisi "Selon les Heures accumulées", vous devez entrer la date de référence et les heures que l'employé a d'accumulées à la date de référence que vous avez entrée. Ensuite, l'ancienneté va se calculer automatiquement. (Vous pouvez vous référer à votre Acceo pour les heures.)



Autre base de connaissance sur l'ancienneté: Ancienneté des employés

Étape 2:  Paramétrer les codes d'horaires

Codes d'horaire
Dans cette section, vous devez inscrire tous les codes d'horaire pouvant être utilisés par vos employés. Amisgest vous fourni les codes d'horaires les plus utilisés, mais vous pouvez ajouter tout ce dont vous avez besoin.
Pour chaque code d'horaire, vous devez spécifier l'abréviation (pour la vue "28 jours") et le nom complet du code d'horaire (pour la vue "7 jours"). Vous devez ensuite spécifier si l'employé est présent ou absent lorsque vous utilisez ce code d'horaire.

Voici comment faire:
(1) Cliquez sur l'onglet "Employée" de votre Amisgest SDG.
(2) Cliquez sur "Codes d'horaire" dans la boîte Paramètres.
(3) Colonne "Code" = le code qui va apparaître lorsque vous serez en vue 28 jours. Colonne "Description" sera la description qui va apparaître lorsque vous serez en mode 7 jours.
(4) Type = vous devez spécifier si le code correspond à une présence ou à une absence.
(5) À Remplacer = Cochez si le code est un code qui devra être remplacé par un autre employé (ex.: maladie, vacances, absence...).
(6) Feuille de temps = Dois cocher la case si le code doit calculer dans la feuille de temps.
(7) Couleur = La couleur de la boîte que vous verrez lorsque vous serez dans les horaires.
(8)  Couleur de la Police = La couleur de l'écriture qui apparaîtra dans la boîte.
(9) Code d'horaire par défaut = Le code qui apparaît lorsque vous avec un choix avec un menu déroulant.
(10) Ne rien cocher dans cette colonne.
(11) et (12) Disponible pour remplacement = Si l'employé est disponible pour remplacer lors de sa journée de congé (ex.: congé Hebdo), on va cocher la case  et elle pourra apparaître comme disponible dans la liste de rappel afin de combler un remplacement. ** Noter qu'elle doit aussi avoir des disponibilités, pour sa journée de congé, dans la liste de rappel **.
(13) Code de F. de temps = Sélectionner le même code qui se retrouve dans description. Cette colonne permet de paramétrer la feuille de temps mobile.






























Diplômes
Ici, ce sont les diplômes qui seront disponibles pour l'ajout aux employés. Les diplômes sont à titre de consultation seulement. Pas nécessaire pour la liste de rappel, ni pour l'ancienneté. Vous pouvez entrer les diplômes dans les dossiers des employés dans le section "Diplômes" de l'onglet "Détails".

Étape 3: Paramétrer la liste de rappel

1- Fonctions
Dans cette section, vous devez spécifier les fonctions qui sont incluses dans le calcul du ration "éducatrices" en cochant la colonne "Inclus dans ratio éducatrice". Vous devez également cocher la colonne "Syndiquée" pour tous les employés pour lesquels vous désirez comptabiliser l'ancienneté.
Petit rappel : L'ancienneté est utilisée seulement pour la liste de rappel.



Dans le dossier de l'employé, vous devez vous assurer que tous les employés ont une fonction. L'employé est qualifié doit avoir la case "Qualifié" de cochée.  ** Si vous avec un logiciel comptable (Acceo ou Enfantin), la fonction est synchronisé de votre logiciel vers Amisgest.




2- Statuts d'emploi
Dans cette section, vous devez spécifier, pour chaque statut d'emploi, l'ordre dans lequel les employés apparaîtront dans la liste de rappel.


Vous devez ensuite spécifier le statut d'emploi dans la fiche de chaque employé, onglet "Fonction".



Étape 4: Récapitulatif de ce que vous devez compléter dans tous les dossiers des employés

Vous devez compléter les champs de chacun des onglets suivants : 

3- Onglet Détails
- Date d'embauche (synchronisé de Acceo et Enfantin)
- Diplômes (non obligatoire)
- Dates d'absences d'empêchement et de secourisme (pour recevoir les alertes)



4- Onglet Coordonnées
- S'assurer que l'employé a une adresse courriel (synchronisé de Acceo et Enfantin)
Case "Activer les notifications par courriel" afin que les employés puissent recevoir les notifications d'échéance pour le secourisme et leurs empêchements ainsi que les demandes de congé par courriel.

                                                                       

Onglet Fonction
- Le Statut d'emploi
- Nombre d'heures d'ancienneté (si l'ancienneté est calculée selon un nombre d'heures travaillées) ainsi que la date de référence (date à laquelle vous avez pris la "Photo" du nombre d'heures accumulées de l'employé).
- La fonction de l'employé



Onglet Préférences
Vous devez ajouter toutes les installations dans lesquelles un employé est susceptible de travailler ou de faire un remplacement, même si vous n'avez qu'une seule installation.



Onglet Liste de rappel
Pour chaque employé pouvant effectuer un remplacement, vous devez cocher la case "Liste de rappel" puis cocher la case de toutes les journées pour lesquelles l'employé accepte de remplacer.


Vous êtes maintenant prêts à créer vos horaires!