Étapes pour Paramétrer les Horaires et la liste de rappel
Afin de pouvoir débuter la création de vos horaires, quelques étapes préalables doivent être effectuées.
Étapes de Paramétrisation
Étape 1: Paramétrer l'Ancienneté
Ancienneté
Vous devez paramétrer l'ancienneté de vos employés afin de pouvoir utiliser la liste de rappel. Pour ce faire, vous devez spécifier de quelle façon vous comptabilisez l'ancienneté :
- Selon la date d'embauche
- ou selon les heures travaillées
Dans le cas où vous cumulez selon la date d'embauche, vous devez vous assurer que la date d'embauche de chaque employé est inscrite dans sa fiche.
Dans le cas où vous cumulez selon les heures travaillées, vous devez spécifier chaque code d'horaire permettant de cumuler les heures travaillées. Vous devez également inscrire le nombre d'heures cumulées jusqu'à maintenant dans la fiche de chaque employé, onglet "Fonction".
Voici
comment faire:
(1)
Allez dans l'onglet « Réglages » puis « Gestion des listes » de votre Amisgest SDG+.
(2)
Dans la case concernant les Employés, cliquez sur le bouton « Ancienneté ».
(3)
Cliquez sur « Ajouter ».
(4)
Inscrire le nom du syndicat, si vous êtes syndiqué, dans la première colonne. Si
vous n'êtes pas syndiqué vous pouvez inscrire « Interne ».
(5)
Choisir si l’ancienneté se calcule « selon la date d'embauche » OU selon les « heures accumulées ».
Prenez note que le nombre d'heures par année pour l'ancienneté aura une incidence sur la quantité d'heures par semaine prise en compte dans le calcul. Par exemple, si vous spécifiez 1664 heures, le système effectuera le calcul suivant : 1664 ÷ 52 = 32. Cela entraînera une limitation à 32 heures par semaine.
(6)
Si vous avez choisi « Heures cumulées » dans la section (5), vous devez ajouter
tous les codes d'horaires, que vous allez créer (voir Codes d'horaires un peu
plus bas) qui calcule l'ancienneté.
(7)
Pour chacune des installations, sélectionnez le nom du syndicat
entré
Comment
entrer l'ancienneté dans les dossiers des employés:
(1)
Allez dans l'onglet « Employé » de votre Amisgest SDG.
(2)
Cliquez sur « Liste » pour avoir accès à la liste de tous vos
employés.
Si vous ne voyez pas tous les employés, il est possible que ceux-ci n'aient pas d'installation. Pour assigner une installation au dossier des employés, veuillez consulter la documentation suivante : Liste des employés
(3) Sélectionner le dossier d'un employé.
(4) Une fois dans le dossier d'un employé, cliquez sur l'onglet « Ancienneté ».
(5)
Automatiquement vous verrez la ligne avec le nom du syndicat que vous avez
inscrit dans les paramètres.
* Si vous
avez choisi "Selon la date d'embauche" dans vos paramètres, vous n'avez qu'à
inscrire la date d'embauche et l'ancienneté de l'employé va se calculer
automatiquement.
*
Si vous avez choisi "Selon les Heures accumulées", vous devez entrer la date de
référence et les heures que l'employé a accumulé à la date de référence que
vous avez entrée. Ensuite, l'ancienneté va se calculer automatiquement. (Vous
pouvez vous référer à votre Acceo pour les heures.)
Autre base de connaissance sur l'ancienneté: Ancienneté des employés
Étape 2: Paramétrer les codes d'horaires et les diplômes
Codes d'horaire
Dans cette section, vous devez inscrire tous les codes d'horaire pouvant être utilisés par vos employés. Amisgest vous fourni les codes d'horaires les plus utilisés, mais vous pouvez ajouter tout ce dont vous avez besoin.
Pour chaque code d'horaire, vous devez spécifier l'abréviation (pour la vue "28 jours") et le nom complet du code d'horaire (pour la vue "7 jours"). Vous devez ensuite spécifier si l'employé est présent ou absent lorsque vous utilisez ce code d'horaire.
Voici
comment faire:
(1)
Cliquez sur l'onglet "Réglages" puis "Gestion des listes" de votre Amisgest SDG+.
(2)
Cliquez sur "Codes d'horaire" dans la boîte Employés.
(3)
Colonne "Code" = le code qui va apparaître lorsque vous serez en vue 28 jours.
Colonne "Description" sera la description qui va apparaître lorsque vous serez
en mode 7 jours.
(4)
Type = vous devez spécifier si le code correspond à une présence ou à une
absence.
(5)
À Remplacer = Cochez si le code est un code qui devra être remplacé par un autre
employé (ex.: maladie, vacances, absence...).
(6)
Feuille de temps = Dois cocher la case si le code doit calculer dans la feuille
de temps.
(7)
Couleur = La couleur de la boîte que vous verrez lorsque vous serez dans les
horaires.
(8)
Couleur de la Police = La couleur de l'écriture qui apparaîtra dans la
boîte.
(9)
Code d'horaire par défaut = Le code qui apparaît lorsque vous avec un choix avec
un menu déroulant.
(10)
Ne rien cocher dans cette colonne.
(11)
et (12) Disponible pour remplacement = Si l'employé est disponible pour
remplacer lors de sa journée de congé (ex.: congé Hebdo), on va cocher la case
et elle pourra apparaître comme disponible dans la liste de rappel afin de
combler un remplacement. ** Noter qu'elle doit aussi avoir des disponibilités,
pour sa journée de congé, dans la liste de rappel **.
(13)
Code de F. de temps = Sélectionner le même code qui se retrouve dans
description. Cette colonne permet de paramétrer la feuille de temps
mobile.
Diplômes
Ici, ce sont les diplômes qui seront disponibles pour l'ajout aux employés. Les diplômes sont à titre de consultation seulement. Pas nécessaire pour la liste de rappel, ni pour l'ancienneté. Vous pouvez entrer les diplômes dans les dossiers des employés dans la section « Diplômes »
1) Cliquez sur l'onglet « Réglages » puis « Gestion des listes » de votre Amisgest SDG+.
(2) Cliquez sur « Diplômes » dans la boîte Employés.
Comment ajouter un diplôme au dossier de l'employé ?
(1) Allez dans l'onglet « Employé » de votre Amisgest SDG.
(2) Cliquez sur « Liste » pour avoir accès à la liste de tous vos employés.
(3) Sélectionnez le dossier d'un employé.
(4) Rendez-vous dans l'onglet « Diplômes »
(5) Cliquez sur le « + » pour ajouter le diplôme
(6) Complétez les champs et cliquez sur OK. Il est possible de mettre plus d'un diplôme. À ce moment, veuillez recommencer à partir de l'étape 5.
Étape 3: Paramétrer la liste de rappel
1- Fonctions
(1) Cliquez sur l'onglet « Réglages » puis « Listes » de votre Amisgest SDG+.
(2) Cliquez sur « Fonctions » dans la boîte Employés.
Dans cette section, vous devez spécifier les fonctions qui sont incluses dans le calcul du ration "éducatrices" en cochant la colonne "Inclus dans ratio éducatrice". Vous devez également cocher la colonne "Syndiquée" pour tous les employés pour lesquels vous désirez comptabiliser l'ancienneté.
Si vous êtes synchronisé depuis le logiciel comptable Acceo, notez que les fonctions sont synchronisées depuis le logiciel comptable.
Si vous êtes synchronisés depuis un autre logiciel comptable ou en codification manuelle, vous devrez absolument « Ajouter les valeurs par défaut ».
Que vous soyez synchronisé depuis un logiciel comptable ou non, vous devez tout de même paramétrer manuellement les étapes 3 et 4.
(1) Dans le dossier de l'employé, vous devez vous assurer que tous les employés ont une fonction.
(2) et (3) Si vous n'êtes pas avec le logiciel comptable Acceo, vous devez vous assurer d'ajouter la fonction au dossier de l'employé.
(4) L'employé qui est qualifié doit avoir la case "Qualifié" de cochée (à ajouter peu importe si vous êtes synchronisé depuis Acceo ou non).
(5) N'oubliez pas de cliquer sur « OK » une fois les informations paramétrées.
2- Statuts d'emploi
(1) Cliquez sur l'onglet « Réglages » puis « Gestion des listes » de votre Amisgest SDG+.
(2) Cliquez sur « Statuts d'emploi » dans la boîte Employés.
Dans cette section, vous devez spécifier, pour chaque statut d'emploi, l'ordre dans lequel les employés apparaîtront dans la liste de rappel.
Vous devez ensuite spécifier le statut d'emploi dans la fiche de chaque employé, dans l'onglet « Fonction »
Vous êtes maintenant prêts à créer vos horaires!
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