Voici les informations importantes à transmettre à votre auditeur concernant la norme NCA 315 sur l'identification et l'évaluation des risque d'anomalies significatives en ce qui concerne la saisie et l'enregistrement des feuilles de temps des employés via Amisgest.

Les comptes utilisateurs peuvent être protégés par la restriction de connexion par multifacteur permettant d'assurer que la feuille de temps est complétée dans l'installation physique (restriction par adresse ip, par appareil utilisé). Veuillez vous référer à la base de connaissance suivante pour plus de détails à ce sujet: Connexion sécuritaire à multifacteur

Voici les principales étapes de complétion/vérification des feuilles de temps d'un employé

1. Feuille de temps employé: L'employé se connecte à sa feuille de temps, avec son compte employé dans le portail d'Amisgest. Ce portail  utilise l'adresse courriel personnelle de l'employé et est protégé par un mot de passe que lui seul connaît. Pour indiquer les heures réelles travaillées qui seront soumises à son administrateur, il a les choix suivants :
1. Copier les présences réelles enregistrées depuis la présence par puce ou a présence de l'application
   
2. Copier l'horaire prévu dans la feuille de temps
   
3. Inscrire manuellement le temps travaillé


2. Vérification par l'employeur: L'employeur se connecte à son compte utilisateur Administrateur à des fins de consultation et de traitement des feuilles de temps. Il peut consulter et comparer la feuille de temps de l'employé avec les 3 colonnes statiques via la section calendrier :
   
1. Présences réelles de l'employé
   
2. Horaire prévu de l'employé
   
3. Heures travaillées soumises par l'employé
   

Il peut aussi consulter et comparer le total des heures via le visuel sommaire des feuilles de temps de ses employés à l'aide des colonnes "Heures", "Horaires" et "Présences": 

Finalement, l'employeur/approbateur peut consulter et comparer les heures depuis la fenêtre d'approbation de la feuille de temps, à l'aide de la fonctionnalité "Vérifier selon..." qui permet de vérifier selon l'horaire ou la présence pour chaque journée entrée à la feuille de temps. 

3. Approbation par l'employeur: De façon automatique, le nombre d'heures travaillées soumises par l'employé est copié dans la colonne d'approbation par l'administrateur.  Au besoin, ces heures peuvent être modifiées avant l'approbation finale de la feuille de temps par l'employeur.

Notez que ces modifications n'impactent en aucun cas les données saisies par l'employé ou les données d'horaire/présence. On conserve donc un historique des manipulations effectuées à la feuille de temps. 

4. Historique: Après l'approbation finale de la feuille de temps par l'employeur, il est possible de consulter les heures inscrites par l'employé, l'horaire prévu de l'employé, la présence réelle selon la puce ou la présence tablette ainsi que les heures payées par l'employeur. Tel que mentionné ci-haut, on conserve un historique représentant des données distinctes les unes des autres. 

Historique final

5. Impression de rapports: Deux types de rapports sont disponible disponible pour impression (vertical et horizontal). Les feuilles de temps comprenant moins de trois codes d'horaire/jour peuvent être imprimées à l'aide de ces rapports. 

6. Stockage/sauvegarde de données: Les données sont stockées par le fournisseur (Amisgest) et celles-ci sont disponibles à même l'application.