Le module de planification de visites vous permet d’effectuer le suivi complet des visites de tous les types. Par exemple, vous pouvez créer les visites à l’improviste, les visites de plaintes, contravention, animations, soutien pédagogique et les visites de renouvellements. Ce module est disponible dans l'onglet Accueil => Calendrier des visites. Chaque fois que les visites sont complétées, celle-ci se comptabilisent dans le rapport d’activités.
Plusieurs méthodes sont possibles pour visualiser vos visites dans ce module. Voici la liste des possibilités présentées par onglet :
Vue Annuelle : Permets d’afficher la vue de toute les visites planifiées pour l’année et, selon vos Paramètres /Bureaux coordonnateurs , du mois de reconnaissance ou Mois du renouvellement de la RSG (case encadrée en rouge).
Vue 28 jours : Permet d’afficher toutes les visites planifiées par RSG durant une période de 28 jours.
Vue 7 jours : Permet d’afficher toutes les visites planifiées par RSG durant une période de 7 jours.
Vue globale : Permet d’afficher toutes visites planifiées par RSG pour le mois, sous forme de calendrier mensuel.
Vue en liste : Permet d’afficher la liste de toutes les visites de l'année pour toutes les RSG.
En Vue 28 jours, 7 jours et Vue globale, les flèches en haut à droite vous permettent d’avancer ou reculer dans le calendrier. De plus, vous pouvez sélectionner une date avec le petit calendrier au centre des deux flèches.
Les possibilités dans les options du menu :
Filtre par agente : Permet d’afficher la liste des RSG appartenant à une agente de conformité ou pédagogique.
Filtre par secteur : Permet d’afficher la liste des RSG appartenant à un secteur. Vous pouvez associer des secteurs avec le Traitement en lot.
Filtre par année : Permet d’afficher la liste de l’année antérieure ou future. Les visites sont toutes conservées dans vos historiques.
Filtre par RSG : Permet de rechercher une RSG et d’afficher seulement ses visites dans tous les onglets.
Affichages des Agentes : Permet d’afficher seulement les visites associées à un employé. Appuyez sur la flèche (Agente) et sélectionner les employés avec la flèche verte (rafraîchir).
Dans la Vue annuelle, un nombre de visites s’affichera en dessous du nom de la RSG. Les types de visites se comptabiliseront selon vos paramètres de Types de visites.
Vous pouvez ajouter une visite à partir de n'importe quel onglets de calendrier sauf à partir de l’onglet Liste.
Pour ajouter une visite :
Double cliquez sur une case ou appuyez sur le bouton de droit et sélectionnez Ajouter
Sélectionnez le type de visite selon celles que vous avez créé à partir de l'onglet Paramètres, menu Types de visites.
Le nom de la RSG sera déjà sélectionné. Au besoin, vous pouvez le modifier pour ajouter la visite à une autre RSG.
Sélectionnez le nom de l'employé qui effectuera la visite.
Si vous connaissez la date exacte et l'heure à laquelle la visite sera effectuée, vous pouvez l'inscrire puis cliquer sur OK.
Pour terminer vos visites :
Double cliquez sur une case où une visite est déjà créée ou appuyez sur le bouton de droit puis sélectionnez Modifier
Cochez la case "Visite effectuée". La visite sera comptabilisée dans le rapport d’activités avec Impression de rapports et activités.
Pour supprimer vos visites :
Cliquer sur le (x) d’une case ou appuyer sur le bouton de droit de la souris puis sélectionnez Supprimer.
Pour imprimer, appuyez sur l’icône de l’imprimante et vous pourrez imprimer les différentes vues selon l’onglet où vous êtes positionnés.
Voici la liste des rapports imprimables :
Vue Annuelle.
Vue 28 jours.
Vue 7 jours.
Vue mensuelle (à venir).
Vue en liste.
Note : Les visites seront ajoutées dans les dossiers des RSG. |