Comment gérer les dossiers des enfants temporaires (covid-19) entrés directement dans Amisgest et ceux dans Acceo Services de garde?

Comment gérer les dossiers des enfants temporaires (covid-19) entrés directement dans Amisgest et ceux dans Acceo Services de garde?

Acceo Solution a apporté des modifications récemment et ils demandent aux clients de créer les dossiers des enfants temporaires directement dans Acceo Service de garde. 
Si vous avez déjà inscrit manuellement les enfants dans Amisgest via le formulaire Covid-19 et que vous effectuez la synchronisation de vos données, ceci pourrait occasionner des doublons au niveau des dossiers des enfants temporaires dans Amisgest.

1 - Élément important lors de la création de vos enfants temporaires dans votre Acceo Services de garde

Assurez-vous de mettre la date de début de l'entente de service à la date où l'enfant a commencé à fréquenter votre service de garde (surtout si vous transférez vos présences de Amisgest vers Acceo).
Ex.: Si l'enfant a commencé le 18 mars à votre service de garde, en tant qu'enfant temporaire, et que vous créez le dossier le 28 avril dans votre Acceo Services de garde, on met le début de l'entente de service (dans l'agenda) au 2020-03-18.

2- Voici ce que vous devez faire après avoir synchronisé vos données entre Amisgest et Acceo Services de garde et que vous avez alors 2 dossiers pour le même enfant

  1. Dans votre Amisgest SDG, version bureau, aller dans le menu "Outils"
  2. Cliquer sur le bouton "Traitement en lot"
  3. Sélectionner le traitement qui se nomme "Fusionner les enfants TEMP-COVID-19 avec les dossiers synchronisés" et cliquer sur OK.
IMPORTANT: 
1) Après la fusion, vérifiez vos dossiers de ces enfants temporaires dans votre Amisgest afin de vérifier que tout est OK.
N'hésitez pas à communiquer avec notre service à la clientèle au besoin.

2) Le système aura mis à jour les noms de groupes (ceux dans Acceo Services de garde) dans l'historique des présences pour les présences passées.
 
3) Afin de fusionner les bons dossiers ensemble, le système se base sur le nom, prénom et date de naissance de chaque enfant. 
Ainsi, si dans votre Amisgest vous aviez inscrit des enfants temporaires Covid-19 sans date de naissance, le système ne fera aucune fusion pour ces enfants. 
Vous devrez alors gérer ces doublons manuellement (voir comment faire à la section 3).

3 - Voici ce que vous devez faire après avoir synchronisé vos données avec Acceo Service de garde et que ça a créé des doublons et que l'enfant n'avait pas de date de naissance dans Amisgest




1. Vous devez vous positionner sur la ligne du dossier synchronisé et inscrivez la lettre A (pour dossier à annuler)
2.Vous devez vous positionner sur la ligne du dossier créé manuellement dans Amisgest et inscrivez le numéro de dossier de l'enfant dans Acceo. Dans notre exemple, le numéro de dossier est 12510.

3. Sélectionnez la ligne du dossier synchronisé (celui qui contient le A). Une fois sélectionnée, la ligne apparaîtra en gris.
4. Cliquez sur le bouton "Supprimer" pour supprimer la ligne du dossier synchronisé. 



5. Cliquez sur le bouton "Synchroniser avec ACCEO Services de garde"



6. Vous devez maintenant aller supprimer l'entente de service qui avait été créée manuellement lors de l’inscription dans Amisgest.

Dans notre exemple présent, on va se rendre dans le dossier de l'enfant temporaire Audréanne Lambert.

  • Cliquez sur l’onglet Entente de services.

  • Sélectionner la ligne d’entente de service que vous avez créée manuellement dans Amisgest et cliquez sur le bouton Supprimer.  Il ne restera plus que l'entente de service qui provient du Gestionnaire.



Suite à ces procédures, les enfants temporaires auront un seul dossier dans Amisgest et il sera possible pour vous de transférer les présences de ces enfants dans votre Acceo service de garde.