Comment traiter les Demandes de congé - Administrateur

Lorsque vous avez reçu l'alerte par courriel pour vous informer d'une nouvelle demande de congé en cours, vous pouvez aller la traiter en vous connectant à la version mobile de votre Amisgest.

Bases de connaissances utiles:   Activer l'alerte pour recevoir les nouvelles requêtes de demandes de congés des employés
                                                       Comment l'employé peut faire sa demande de congé?

Comment accéder aux nouvelles demandes de congé

1-  Une fois connecté.e à Amisgest, cliquez sur l'onglet "Employé",

2- Cliquer sur "Congés",

3- "Ajouter" vous permet d'entrer par vous-même une demande de congé pour un.e employé.e,

4- Assurez-vous d'être dans les demandes "En cours" afin de traiter les nouvelles demandes,

Pour voir les demandes qui ont déjà été traitées, cliquer sur "En cours" puis sélectionner "Terminée"

5- Vous pouvez effectuer une recherche en inscrivant un nom dans "Recherche",

6- Vous pouvez décider de la façon dont vous voulez afficher vos demandes en utilisant les différents filtres,
    Cliquez sur le titre d'une colonne puis glissez le mot dans la barre juste au-dessus. Dans l'exemple ici, on voit que les demandes sont filtrées par nom.

7- EXCEL et PDF, vous permettent de télécharger la liste des demandes dans un document EXCEL ou PDF,

8- Les entonnoirs vous permettent de filtrer de différentes façons,

9- Il vous reste à cliquer sur la demande à traiter.

Comment traiter la demande:

Cliquer sur la demande à traiter,

Vous pouvez voir les informations entrées par l'employé; la date désirée, le type de demande, la raison et la note de l'employé,

1- Vous pouvez inscrire une note avant d'accepter ou de refuser la demande (au besoin)  ** L'employé ne verra pas la note **,

2- Cliquer sur "Accepter ou Refuser" selon votre décision,

3- Si vous désirez envoyer un message à l'employé au sujet de sa demande, vous pouvez le faire en cliquant sur "Messages"

4- Une fois la demande traitée, vous devez cliquer sur "Enregistrer",

** Si vous avez activé les alertes par courriel pour les demandes de congé, l'employé recevra une alerte une fois la demande traitée. Vous pouvez vous aussi recevoir une alerte lorsqu'un employé fait une nouvelle demande** Voir la base de connaissance: Activer l'alerte pour recevoir les nouvelles requêtes de demandes de congés des employés.

Une fois traitée, la demande se retrouve automatiquement dans les demandes "Terminée". Pour les retrouver, cliquer sur le bouton "En cours" et changer pour "Terminée"

Modification à l'horaire suite à l'acceptation d'une demande

Lorsqu'une demande est acceptée, une fenêtre contextuelle apparaît à l'écran, vous permettant de faire une modification à la planification de l'horaire en temps réel. 

1- Choisissez le code d'absence que vous désirez appliquer à l'horaire à l'aide du menu "code à utiliser"

2- Le nombre de jours sélectionnés correspond au nombre de jours de présences de l'employé en fonction du nombre de jours demandés pour son congé.

3- La case vous permet de choisir si vous souhaitez ou non mettre à jour la disponibilité. 

4- Cliquez sur "Ok" pour enregistrer une fois les informations saisies selon votre besoin. 

L'absence s'appliquera ainsi à l'horaire de l'employé (ici, 4 jours de vacances pour Julie). 

Envoyer un message à l'employé

Il est possible d'envoyer un message à l'employeur au sujet de la demande de congé qui est "En Cours" ou "Terminé":

Cliquer d'abord sur la demande de congés afin qu'elle s'ouvre

1- Cliquer sur l'onglet "Messages",

2- Cliquer ensuite sur "Nouveau",

3- Saisir le texte,

4- Puis cliquer sur "Enregistrer et envoyer".

L'employé recevra le message par courriel

Archiver ou supprimer une demande de congé

Il est possible de faire un tri dans vos anciennes demandes en les ajoutant dans l'onglet "Archivée" ou en les supprimant tout simplement.

1) Cliquer sur l'onglet "En cours" pour accéder à vos demandes terminées. Cliquer sur une demande que vous voulez archiver ou supprimer,

2) Pour archiver la demande, cliquer sur la petite enveloppe en bas à droite,

3) Pour supprimer, cliquez sur la poubelle, en bas à droite,

Les demandes archivées se retrouvent maintenant dans le filtre "Archivée"

• Related Articles

• Comment l'employé peut faire sa demande de congé?

  Créer une demande de congé - Partie Employé L'employé peut accéder à ses demandes de congé de deux façons: 1- En téléchargeant l'application sur son cellulaire ou sur une tablette. 2- Ou par un ordinateur, en écrivant « web.amisgest.ca » dans la ...

• Comment donner accès aux employés pour leur feuille de temps, leur horaire et leurs demandes de congés?

  Vous pouvez donner des accès aux employés, avec leur adresse courriel personnelle, afin qu'ils puissent accéder à leur dossier personnel, voir leur horaire, faire des demandes de congés et compléter leur feuille de temps. Voici les étapes à suivre: ...

• Activer l'alerte pour recevoir les nouvelles requêtes de demandes de congés des employés

  L'employeur peut recevoir un courriel pour l'informer lorsqu'un employé procède à une nouvelle demande de congé. Comment faire pour activer cette alerte? 1) Connectez-vous à l'application Amisgest SDG+ 2) Cliquer sur "Réglages" 3) Puis sur ...

• Approbation des feuilles de temps en lot

  Prendre note que les employés peuvent compléter leur feuille de temps sur un cellulaire, une tablette et sur un ordinateur " web.amisgest.ca ". Voici une base de connaissances qui regroupe toutes les bases de connaissances en lien avec les feuilles ...

• Onglet gestion des listes

  L'onglet de gestion des listes présent dans la section Réglages de votre Amisgest SDG+ vous permet d'accéder à une foule de paramètres. Ceux-ci sont divisés en trois grandes catégories soit: Employés, Enfants et Service de Garde. Voici un court ...