Comment traiter les Demandes de congé - Administrateur
Lorsque
vous avez reçu l'alerte par courriel pour vous informer d'une nouvelle demande
de congé en cours, vous pouvez aller la traiter en vous connectant à la version
mobile de votre Amisgest.
Comment accéder aux nouvelles demandes de
congé
1-
Une fois connecté.e à Amisgest, cliquez sur l'onglet "Employé",
2-
Cliquer sur "Congés",
3-
"Ajouter" vous permet d'entrer
par vous-même une demande de congé pour un.e employé.e,
4-
Assurez-vous d'être dans les demandes "En cours" afin de traiter les
nouvelles demandes,
Pour voir les demandes qui ont déjà été
traitées, cliquer sur "En cours" puis
sélectionner "Terminée"
5- Vous pouvez effectuer une recherche en inscrivant un nom dans "Recherche",
6- Vous pouvez décider de la façon dont vous voulez afficher vos demandes
en utilisant les différents filtres,
Cliquez sur le titre d'une colonne puis glissez le mot dans la barre juste au-dessus. Dans l'exemple ici, on voit que les demandes sont filtrées par nom.
Cliquez sur le titre d'une colonne puis glissez le mot dans la barre juste au-dessus. Dans l'exemple ici, on voit que les demandes sont filtrées par nom.
7- EXCEL et PDF, vous permettent de télécharger la liste des demandes dans un
document EXCEL ou PDF,
8- Les entonnoirs vous permettent de filtrer de différentes façons,
9- Il vous reste à cliquer sur la demande à traiter.
Comment traiter la
demande:
Cliquer sur la demande à
traiter,
Vous
pouvez voir les informations entrées par l'employé; la date désirée, le type de
demande, la raison et la note de l'employé,
1-
Vous pouvez inscrire une note avant d'accepter ou de refuser la demande (au
besoin) **
L'employé ne verra pas la note **,
2-
Cliquer sur "Accepter ou Refuser" selon votre
décision,
3-
Si vous désirez envoyer un message à l'employé au sujet de sa demande, vous
pouvez le faire en cliquant sur "Messages"
4-
Une fois la demande traitée, vous devez cliquer sur "Enregistrer",
** Si vous avez activé les alertes par
courriel pour les demandes de congé, l'employé recevra une alerte une fois la
demande traitée. Vous pouvez vous aussi recevoir une alerte lorsqu'un employé
fait une nouvelle demande** Voir la base de connaissance: Activer l'alerte pour recevoir les nouvelles requêtes de demandes
de congés des employés.
Une
fois traitée, la demande se retrouve automatiquement dans les demandes
"Terminée". Pour les retrouver, cliquer sur le bouton "En cours" et changer pour
"Terminée"
Modification à l'horaire suite à l'acceptation d'une demande
Lorsqu'une demande est acceptée, une fenêtre contextuelle apparaît à l'écran, vous permettant de faire une modification à la planification de l'horaire en temps réel.
1- Choisissez le code d'absence que vous désirez appliquer à l'horaire à l'aide du menu "code à utiliser"
2- Le nombre de jours sélectionnés correspond au nombre de jours de présences de l'employé en fonction du nombre de jours demandés pour son congé.
3- La case vous permet de choisir si vous souhaitez ou non mettre à jour la disponibilité.
4- Cliquez sur "Ok" pour enregistrer une fois les informations saisies selon votre besoin.
L'absence s'appliquera ainsi à l'horaire de l'employé (ici, 4 jours de vacances pour Julie).
Envoyer un message à l'employé
Il est possible d'envoyer un message à l'employeur au sujet de la demande de congé qui est "En Cours" ou "Terminé":
Cliquer d'abord sur la demande de congés afin qu'elle s'ouvre
1- Cliquer sur l'onglet "Messages",
2- Cliquer ensuite sur "Nouveau",
3- Saisir le texte,
4- Puis cliquer sur "Enregistrer et envoyer".
L'employé recevra le message par courriel
Archiver ou supprimer une demande de congé
Il est possible de faire un tri dans vos anciennes demandes en les ajoutant dans l'onglet "Archivée" ou en les supprimant tout simplement.
1) Cliquer sur l'onglet "En cours" pour accéder à vos demandes terminées. Cliquer sur une demande que vous voulez archiver ou supprimer,
2) Pour archiver la demande, cliquer sur la petite enveloppe en bas à droite,
3) Pour supprimer, cliquez sur la poubelle, en bas à droite,
Les demandes archivées se retrouvent maintenant dans le filtre "Archivée"