1. Conservation des données

Les données doivent être conservées pendant des périodes déterminées en fonction de leur type et de leur finalité. Voici un résumé des types de documents et leur durée de conservation, regroupés par période :

Documents conservés pendant 1 an après la fin de fréquentation ou la création

Ces documents doivent être conservés pendant un an, selon qu'ils concernent une fin de fréquentation ou une date de création :

• Autorisations de photos et vidéos (1 an après la fin de fréquentation)
• Protocole non règlementé pour l'administration de crèmes solaires sans PABA (1 an après la fin de fréquentation)
• Protocole pour l'application d'insectifuge (1 an après la fin de fréquentation)
• Autorisation parentale pour l'administration d'un médicament (1 an après la fin de fréquentation)
• Protocole pour l'administration d’acétaminophène en cas de fièvre (1 an après la fin de fréquentation)
• Portrait éducatif de l’enfant (1 an après la création)

Documents conservés pendant 3 ans après la fin de fréquentation ou la création

Ces documents doivent être conservés pendant trois ans après la fin de fréquentation ou la date de création :

• Fiche d’assiduité (3 ans après la fin de fréquentation)
• Rapport d’incident (3 ans après la date de création)

Documents conservés pendant 5 ans après la fin de fréquentation ou 1 mois après l'envoi

Ces documents doivent être conservés pendant cinq ans après la fin de fréquentation ou un mois après l'envoi des courriels ou notifications :

• Entente de services (5 ans après la fin de fréquentation)
• Pièces jointes à un courriel simple ou de groupe (1 mois après l'envoi)
• Pièces jointes à un événement d’un enfant ou employé (1 mois après l'envoi)

2. Suppression automatique des données

La suppression automatique des données se produit 7 jours après l’envoi ou 7 jours après la création de certaines notifications, en fonction des exigences de conservation des données spécifiques à chaque type de notification. Les notifications suivantes seront supprimées automatiquement après cette période :

3. Processus de suppression automatique

Les données liées aux notifications mentionnées ci-dessus seront supprimées automatiquement 7 jours après l’envoi, conformément à la politique de gestion des données et aux réglementations en vigueur. Cette procédure permet de garantir que seules les données nécessaires sont conservées pendant la période requise, et que toutes les informations sensibles ou temporaires sont éliminées en temps opportun.

4. Mesures de sécurité et conformité

Amisgest SDG et Journal à Petits Pas prennent la protection des données très au sérieux. Toutes les informations sont traitées de manière sécurisée, et les utilisateurs peuvent consulter ou demander la suppression de leurs données personnelles à tout moment. De plus, nos systèmes respectent les principes énoncés dans la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

Conclusion :

Cette base de connaissance vous permet de mieux comprendre les durées de conservation et les mécanismes de suppression automatique des données selon le type de document et de notification dans Amisgest SDG et Journal de bord À petits pas. Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez apporter des ajustements, n'hésitez pas à contacter notre support technique.