Dossier des Enfants / Fiche détaillée

Dossier des Enfants / Fiche détaillée

Vous retrouverez les dossiers d’enfants sous le menu Liste des enfants de L'onglet Enfant de votre Amisgest 

Si vous n'êtes pas synchronisé avec un logiciel comptable; plusieurs informations peuvent y être inscrites. Tel que les allergies, les groupes d’âge,  la photo ainsi que les numéros de puce pour le porte-clés pour ceux qui utilisent les présences avec tableaux. Chaque enfant doit avoir un porte-clés et une puce unique.

Si vous êtes synchronisé avec Acceo ou Enfantin; les informations du dossier de l'enfant sont synchronisées de votre logiciel comptable à l'exception de: la photo, le numéro de puce et le groupe d'âge.

1) Pour consulter ou modifier un dossier enfant, allez dans l'onglet "Enfant"
2) Cliquez sur "Liste des enfants"
3) Utilisez les filtres afin de trouver un enfant en particulier ou voir la liste s'afficher par groupes
4) Cliquez sur l'enfant désiré
5) ** Un client non synchronisé peut cliquer sur  afin de créer un nouvel enfant
    ** Un client synchronisé avec Acceo ou Enfantin n'aura pas accès au bouton. Il verra "Importation". Ce qui lui permet de faire une synchronisation.



Si vous avez plus d'une installation, assurez-vous également de vous trouver dans la bonne installation en consultant le filtre du coin supérieur droit de votre écran.
Par exemple: 


Onglet Informations Générales

6) Champ où vous devez inscrire le groupe d'âge. Cette donnée n'est pas synchronisée.
7) Si vous avez un numéro de puce à attribuer à l'enfant, cliquez sur le petit crayon du champ "Puce de présence" afin d'attribuer une puce.
8) Le champ d'heure d'arrivée affichera l'heure d'arrivée moyenne de l'enfant calculée par le logiciel, sauf si la case manuelle est cochée. À ce moment, l'heure d'arrivée pourra y être inscrite manuellement. Cette donnée vous sera utile pour paramétrer l'envoi de SMS de confirmation de présence.
      Vous pouvez consulter la base de connaissance à cet effet via le lien suivant : Base de connaissance complète sur les SMS
*Note : Les porte-clés et puces électroniques peuvent être récupérés et réassocié à de nouveaux enfants. Par contre, assurez-vous que le numéro de puce est retiré dans le dossier de l’enfant qui a quitté.


Onglet Contacts

L'onglet "Contacts" vous permet de voir les contacts autorisés à venir chercher l'enfant ou à contacter en cas d'urgence. 
Nous devrions voir le père, la mère et les autres personnes autorisées.

9) En un coup d'œil, vous pourrez consulter les informations des contacts ( nom complet, no. de téléphone, adresse, adresse courriel).
10) Le type de contact s'affiche afin que vous puissiez identifier rapidement de qui il s'agit.
11) Le + permet d'ajouter des contacts pour les clients non synchronisés avec un logiciel comptable.
       Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.



Lorsque vous cliquez sur le contact, les informations générales et les coordonnées s'afficheront dans des champs distincts. Cela vous permettra de modifier les informations si vous n'êtes pas synchronisés avec un logiciel comptable, ou de les consulter si vos informations proviennent d'Acceo, Enfantin, Logicentre etc.

12) Information Générales: vous donne accès aux informations du contact.
13) Vous pouvez ajouter le prénom et le nom du contact.
14) Choisir le "Type de contact"
15) Cocher "Autorisé" si ce contact est autorisé à quitter le service de garde avec l'enfant.
16) Cocher "Urgence" si ce contact est autorisé à être contacté en cas d'urgence.
17) Cocher "SMS" si vous désirez que le contact reçoive le SMS de confirmation d'absence. ( voir cette base de connaissance afin d'activer les SMS:  SMS - Base de connaissance complète sur les SMS )   
** La case SMS peut être activé uniquement aux contacts qui ont le type de Mère ou Père
18) Si vous avez le système d'accès de portes avec puces électroniques d'Amisgest, c'est à cet endroit que vous pourrez associer une puce d'accès au parent. 
*** Cette section est à compléter pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable
*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.


19) Coordonnées: vous donne accès aux coordonnées du contact.
20) Il faut également qu'il y ait un numéro de cellulaire au champ "cellulaire" pour que le parent puisse recevoir les SMS d'absence, vacances ou sondages.
21) Assurez-vous que les parents (Père et Mère), ont une adresse courriel afin qu'ils puissent se créer un compte dans le portail parent.
*** Cette section est à compléter pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable
*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.




Fréquentation

*** Cette section est à compléter pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable
*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.
1) Fréquentation : vous donne accès aux à l'entente de service de l'enfant.
2) Ajouter la date d'arrivée/de départ du service de garde.
3) Cliquez sur "Ajouter" pour ajouter une nouvelle entente de service.
4) Les ententes de services déjà crées s'affichent de cette manière. 
5) Si vous avez déjà une entente de créée, vous pouvez la modifier en cliquant sur le petit crayon.



6) Lorsque vous avez cliqué sur "Ajouter" pour ajouter une nouvelle entente de service, vous devez entrer une date de début.
    ** La date de fin peut être ajoutée dès la création ou seulement lorsque l'enfant quitte réellement le service de garde **
7) Sélectionner la fréquence de l'enfant.
8) Ajouter l'installation et le groupe qu'il fréquentera, cliquez sur OK et sur "Enregistrer"

Une fois la fréquentation créée, vous devez maintenant ajouter les jours de fréquentations;
9) Cliquer sur la fréquentation afin d'accéder aux détails.
10) Cliquer sur OK pour accéder aux journées de fréquentations.
11) Déterminé les jours de fréquentations en sélectionnant: - pour aucune, P pour présent ou R pour remplaçant puis cliquez sur "Enregistrer"






                                              


Santé

1) Cliquer sur l'onglet "Santé"
2) Vous pouvez ajouter les types d'allergies en cliquant sur le + 
3) Vous pouvez ajouter les types de médicaments en cliquant sur le + 
4) Le + sert à ajouter une allergie ou un médicament
5) Sélectionner le type d'allergie / Répéter cette étape  pour les médicaments
6) Au besoin, ajouter une note / Répéter cette étape  pour les médicaments
IMPORTANT: Afin d'avoir plus de choix de type de médicaments et de type d'allergies, vous devez tout d'abord les ajouter dans Votre Amisgest.
                        Voir cette base de connaissance afin de connaître la marche à suivre: Comment faire pour ajouter des types d'allergies et de médicaments?
*** Pour les clients synchronisés avec Acceo = Les "Allergies" viennent de votre logiciel comptable à l'exception de la "Note".
                                                                                Les "Médicaments" ne sont pas synchronisés, vous devez les ajouter manuellement directement dans Amisgest.
*** Pour les clients synchronisés avec Enfantin = Les "Allergies" et les "Médicaments" ne sont pas synchronisés avec votre Amisgest. Vous devez donc ajouter le tout manuellement.



Tous les autres onglets du dossier de l'enfant

Si vous avez invité les parents à créer leur compte sur le portail parent, ils auront accès au dossier de leur enfant et pourront...

1) Le calendrier: permets aux parents d'inscrire des absences et vacances à l'avance et de mentionner si son enfant est malade. Il peut aussi ajouter une note pour vous mentionner les symptômes de l'enfant ou toute autre note
2) Fiches d'assiduité: c'est par ici que le parent pourra signer la fiche d'assiduité de son enfant
     Voir la base de connaissances sur les fiches d'assiduités: NOUVELLES - Fiches d’assiduités - version mobile
3) Protocole acétaminophène: il pourra signer le protocole et ajouter le poids de son enfant tous les 3 mois
4) Protocole insectifuge: il pourra signer le protocole
5) Protocole crème solaire: il pourra signer le protocole
6) HopHop: si vous avez acheté le pont qui communique avec l'application HopHop, vous pourrez voir ici si le parent a activé son compte HopHop. La cloche sera de couleur verte
7) Note: Vous et vos éducatrices pouvez inscrire des notes (particularités) en lien avec cet enfant. LE PARENT N'A PAS ACCÈS AU CHAMP NOTE
8) Historique: Vous pouvez cliquer dessus et voir les traces de ce qui a été fait (modifier, ajouter, supprimer) dans le dossier de l'enfant