Dossier des Enfants / Fiche détaillée

1) Pour consulter ou modifier un dossier enfant, allez dans l'onglet " Enfant"

2) Cliquez sur " Liste "

3) Utilisez les filtres afin de trouver un enfant en particulier ou voir la liste s'afficher par groupes

4) Cliquez sur l'enfant désiré.

5) ** Un client non synchronisé peut cliquer sur l'icône (+) afin de créer un nouveau dossier d'enfant.

    ** Un client synchronisé avec Acceo ou Enfantin n'aura pas accès au bouton (+). Il verra plutôt l'option " Importation". Ce qui lui permet de faire une synchronisation.

  Au besoin, consultez la base de connaissance suivante: Synchronisation des données de mon logiciel comptable vers Amisgest

Si vous avez plus d'une installation, assurez-vous également de vous trouver dans la bonne installation en consultant le filtre du coin supérieur droit de votre écran.

Par exemple:  

Onglet Informations Générales

Cette section du dossier regroupe les informations telles que le nom, la date de naissance, le numéro de dossier, le groupe d'âge, l'heure d'arrivée moyenne, le statut, ainsi que les coordonnées, s'il y a lieu. Afin d'accéder au détail de chacun des champs et à la modification de certains d'entre eux, cliquez sur l'encadré correspondant. 

6) Champ où vous devez inscrire le groupe d'âge. *Cette donnée n'est pas synchronisée.

7) Le champ d'heure d'arrivée affichera l'heure d'arrivée moyenne de l'enfant calculée par le logiciel, sauf si la case manuelle est cochée. À ce moment, l'heure d'arrivée pourra y être inscrite manuellement. Cette donnée vous sera utile pour paramétrer l'envoi de SMS de confirmation de présence.

       Vous pouvez consulter la base de connaissance à cet effet via le lien suivant : Base de connaissance complète sur les SMS

Onglet Puce de Présence 

Cette section du dossier de l'enfant vous permet d'attribuer, de modifier ou de dissocier une puce de présence à l'enfant. Des puces figureront à la liste si vous utilisez le système de tableaux de présences et que des puces sont associées à votre système. 

*Note : Les porte-clés et puces électroniques peuvent être récupérés et réassocié à de nouveaux enfants. Par contre, assurez-vous que le numéro de puce est retiré dans le dossier de l’enfant qui a quitté.

Pour ajouter une puce, cliquez sur le (+) et sélectionnez le numéro de série voulu dans la liste qui s'affichera à l'écran. 

Onglet Contacts

L'onglet " Contacts" vous permet de voir les contacts autorisés à venir chercher l'enfant ou à contacter en cas d'urgence. 

Nous devrions voir le père, la mère et les autres personnes autorisées.

8) En un coup d'œil, vous pourrez consulter les informations des contacts ( nom complet, no. de téléphone, adresse, adresse courriel).

9) Le type de contact s'affiche afin que vous puissiez identifier rapidement de qui il s'agit. *NB : Il est important qu'au moins un contact de type parent (Père, Mère, Tuteur, Tutrice) figure au dossier, avec une adresse courriel valide, afin de permettre les communications et la mise à en place du portail parents. 

10) Le + permet d'ajouter des contacts pour les clients non synchronisés avec un logiciel comptable.

***Consultez la base de connaissance suivante concernant l'ajout de contacts existants au dossier de l'enfant : Ajout de contacts existants au dossier de l'enfant (codification manuelle)

 Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.

Lorsque vous cliquez sur le contact, les informations générales et les coordonnées s'afficheront dans des encadrés cliquables distincts. Cela vous permettra de modifier les informations si vous n'êtes pas synchronisés avec un logiciel comptable (en cliquant sur l'encadré, puis en accédant au champ), ou de les consulter si vos informations proviennent d'Acceo, Enfantin, Logicentre etc.

11) L'encadré Information Générales: vous donne accès aux informations du contact.

12) Vous pouvez consulter/modifier le prénom et le nom du contact.

13) Vous pouvez consulter/modifier le " Type de contact"

15) Cocher " Autorisé" si ce contact est autorisé à quitter le service de garde avec l'enfant.

16) Cocher " Urgence" si ce contact est autorisé à être contacté en cas d'urgence.

17) Cocher " SMS" si vous désirez que le contact reçoive le SMS de confirmation d'absence. ( voir cette base de connaissance afin d'activer les SMS:   SMS - Base de connaissance complète sur les SMS  )   

** La case SMS est fonctionnelle pour les contacts de type père, mère, tuteur, tutrice. 

*** Cette section est à compléter pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable

*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.

17) L'encadré Coordonnées: vous donne accès aux coordonnées du contact afin de les consulter/modifier.

18) Il faut également qu'il y ait un numéro de cellulaire au champ "cellulaire" pour que le parent puisse recevoir les SMS d'absence, vacances ou sondages.

19) Assurez-vous que les parents (Père et Mère), aient une adresse courriel afin qu'ils puissent recevoir les communications et qu'ils puissent se créer un compte dans le portail parent.

*** Cette section est à compléter pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable

*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.

*Si vous utilisez le système de gestion des accès de portes, la section suivante vous permet de configurer la puce au dossier du contact parent. 

Au besoin, consultez la base de connaissance suivante : Comment attribuer une puce d'accès a un parent ou un employé ?

Fréquentation

L'onglet Fréquentation reflète la fréquentation prévue de l'enfant,  qui permettra un affichage adéquat dans les listes du suivi de présence et de l'horaire des enfants. 

*** Cette section est à compléter/modifier pour un client non synchronisé avec un logiciel comptable

*** Pour les clients synchronisés, vous devez ajouter ou modifier un contact dans votre logiciel comptable puis synchroniser dans Amisgest.

20) L'encadré du haut affiche les date d'arrivée et de départ du service de garde. Les milieux de garde non synchronisés peuvent cliquer sur l'encadré afin d'en modifier l'information. 

21) L'encadré du bas (ou les encadrés si plusieurs ententes de services ont été générées) affiche la fréquentation en cours (ou passée). On y retrouve : La date de début (et de fin s'il y a lieu), l'installation, le groupe, les journées de fréquentation, le type de fréquentation (Présences(P), Remplacement(R)), le service, ainsi que le payeur. Les milieux de garde non synchronisés peuvent cliquer sur l'encadré afin d'en modifier l'information. 

22) Le (+) permet d'ajouter une nouvelle fréquentation (lors d'un changement de groupe par exemple) pour un milieu de garde avec un système non synchronisé. 

Onglet Médical

23) La section d'allergies permet d'ajouter les allergies de l'enfant afin qu'elles s'affichent dans le menu d'allergies de l'onglet Auj. (regroupant toutes les allergies de l'installation). 

24) Si votre protocole numérique pour l'administration d'acétaminophène est activé dans votre système, le document figurera tant au dossier de l'enfant que dans le menu de signatures. Il vous est ainsi possible de le consulter ou d'accompagner le parent à la signature. 

25)  Si votre document d'autorisation parentale pour l'administration de médicaments est activé dans votre système, le document figurera tant au dossier de l'enfant que dans le menu de signatures. Il vous est ainsi possible de le consulter ou d'accompagner le parent à la complétion et/ou la signature. Autrement, une section médicament figurera au dossier. 

I MPORTANT: Afin d'avoir plus de choix de type de médicaments et de type d'allergies, vous devez tout d'abord les ajouter dans Votre Amisgest.

                        Voir cette base de connaissance afin de connaître la marche à suivre:  Comment faire pour ajouter des types d'allergies et de médicaments?

*** Pour les clients synchronisés avec Acceo = Les "Allergies" viennent de votre logiciel comptable à l'exception de la "Note".

                                                                                Les "Médicaments" ne sont pas synchronisés, vous devez les ajouter manuellement directement dans Amisgest.

*** Pour les clients synchronisés avec Enfantin = Les "Allergies" et les "Médicaments" ne sont pas synchronisés avec votre Amisgest. Vous devez donc ajouter le tout manuellement.

Onglet calendrier

​

Tous les autres onglets du dossier de l'enfant

Signatures: Cette section regroupe tous les documents de signatures numériques actifs dans votre système qui ne sont pas relatifs au dossier médical de l'enfant. On peut y retrouver le protocole pour l'insectifuge, le protocole pour la crème solaire, les rapports d'incidents, les fiches d'assiduité, le document d'autorisation parentale pour photos/vidéos et les ententes de service. 

Événements: Cette section figure au dossier pour les utilisateurs ayant les rôles et permissions requis. Pour en savoir davantage, consultez la base de connaissances suivante à cet effet: Comment entrer un événement à un enfant

HopHop: si vous avez acheté le pont qui communique avec l'application HopHop, vous pourrez voir ici si le parent a activé son compte HopHop. La cloche sera de couleur verte

Note: Vous et vos éducatrices pouvez inscrire des notes (particularités) en lien avec cet enfant.  LE PARENT N'A PAS ACCÈS AU CHAMP NOTE

Historique: Vous pouvez cliquer dessus et voir les traces de ce qui a été fait (modifier, ajouter, supprimer) dans le dossier de l'enfant

 

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