Fiches d’assiduité - version mobile

Fiches d’assiduité - version mobile

Il est possible pour les parents de confirmer et de signer la fiche d’assiduité de son enfant via le dossier de celui-ci dans le portail parent.
Pour activer les fiches d'assiduité électronique dans votre application mobile, vous devez être connecté(e) en tant qu'utilisateur Administrateur.

Activation des fiches d'assiduités "mobiles"

1. Allez dans le menu " Enfant",
2. Sélectionnez ensuite " Signatures",
3. Puis, cliquez sur le petit engrenage en haut à droite,



4. Afin de faire apparaître les fiches, cliquez dans la case à côté de:  " J'ai compris",
5. Cliquez sur " Activer",
**** Si vous voyez " Désactiver" sous Fiches s'assiduité" c'est que les fiches sont déjà activées ***
6. Pour sortir, cliquez sur le X en haut à droite,



Paramètres pour l’administrateur

Afin de pouvoir gérer et imprimer les fiches d'assiduités des enfants, vous devez avoir les rôles "Fiches d'assiduités" ET " Accès Gestionnaire"  d'activé dans vos paramètres d'utilisateur.
Vous pouvez le faire via le menu "Réglages"  et "Utilisateurs".





                           


Fonctionnement des fiches d'assiduités électroniques

Afin que les parents puissent consulter et signer les fiches dans le portail, vous devez d'abord créer la période.
Le parent pourra ensuite se connecter au portail parent afin d'y signer les fiches d'assiduité de son ou ses enfant(s).

Pour débuter, il faut créer la période de fiches d'assiduité. Pour le faire :
  1. Cliquer sur le menu "Enfant",
  2. Cliquez sur l'onglet "Signatures",
  3. Cliquez sur le  + au-dessus de la section "Fiches d'assiduité",
*** Les périodes sont construites en période d'année scolaire afin de vous faciliter la tâche ***




5 et 6. Dans la nouvelle fenêtre qui ouvre, vous devez inscrire les dates de début et de fin de la période des fiches d'assiduité que vous désirez produire, cliquez sur le calendrier pour sélectionner une date,
7. Puis cliquer sur le bouton " Signer".



8. Vous devez ensuite signer  dans la case prévue à cet effet, soit à l'aide de votre souris si vous êtes à l'ordinateur, ou à l'aide de votre doigt ou d'un stylet si vous êtes sur une tablette, 
9. Cliquez sur "Signer" afin d'enregistrer votre signature.




Cliquez maintenant sur le bouton " OK" puis confirmer l'ajout de votre signature sur toutes les fiches en cliquant sur " Accepter".
Votre période de fiches d'assiduité est maintenant créée. La signature que vous venez de créer est apposée automatiquement sur toutes les fiches d'assiduité.





Informez les parents qu'une nouvelle fiche d'assiduité est prête à être signée:
1. Cliquez sur la période de fiche créée,
2. Assurez-vous que tous les enfants de la liste sont cochés
3. Cliquez sur " l'enveloppe" en haut à droite et sur OK pour confirmer l'envoie du courriel de rappel.






Voici à quoi ressemble le courriel que le parent reçoit:



Signature par les parents:

Une fois que l'invitation à signer la fiche est envoyé, le parent a deux façon de signer la fiche de son enfant:

1-  Le parent n'est pas obligé de se connecter au portail afin de signer sa fiche. Il peut simplement cliquer sur le bouton " Signer : Nom de l'enfant - Fiches d'assiduité 2021-02-28" qui se retrouve dans le courriel d'invitation qu'il a reçu (voir le modèle de courriel envoyé plus haut), puis signer la fiche de son enfant. Afin de confirmer son identité, le parent devra entrer le mot de passe utilisé pour se connecter au portail parent OU son numéro de cellulaire.
*** Pour confirmer son identité en utilisant son numéro de cellulaire, le parent doit absolument avoir un numéro de cellulaire dans le champ "Cellulaire" du dossier de son enfant dans votre système Amisgest.
Le numéro de cellulaire doit être entré sans parenthèses ( ) ni tirets -
*** Dans le but de préserver la sécurité des informations, prendre note que le parent a un délai de 14 jours afin de signer la fiche de son enfant en utilisant le lien reçu par courriel. Après ce délai, le lien envoyé sera expiré et le parent verra le message suivant s'il tente de cliquer sur le lien:

   

2- Le parent peut signer la fiche directement dans le portail parent (  https://parent.amisgest.ca/ )  en suivant les étapes suivantes:
  1. Le parent doit se connecter au portail parents (il doit créer son compte au préalable si ce n'est pas déjà fait : Créer compte portail parents);
  2. Cliquer sur le dossier de son enfant;
  3. Cliquer sur "Signatures";
  4. Sous l'onglet Fiche, le parent peut voir les fiches déjà signées, car la signature demeure affichée dans le portail, et les fiches à signer;
  5. Cliquer sur le bouton "Signer" afin de voir la fiche et la signer;
  6. Toutes les périodes dont on ne voit pas la signature doivent être signées par l'un ou l'autre des parents.
         

Apposer la signature et cliquer sur " Signer" pour enregistrer.
Le système demandera au parent de confirmer son identité.
Il devra entrer le mot de passe utilisé afin de se connecter au portail parent OU son numéro de cellulaire qui se retrouve dans le dossier de son enfant et cliquer sur " Confirmer".

                 

Le parent peut maintenant voir sa signature apposée sur la fiche de son enfant. En plus, au besoin, il peut imprimer la fiche en cliquant sur la flèche de téléchargement en haut à droite. Un document PDF sera téléchargé afin de pouvoir l'imprimer.
Lorsque le parent quitte la fiche et revient dans son portail, il doit cliquer sur " OK" afin de mettre à jour sa signature.


                 


Gestion des fiches après signature

Pour y accéder:
1. Cliquez sur l'onglet " Enfant",
2. Cliquez ensuite sur " Signatures",
3. Sélectionnez la période que vous désirez voir afficher,
4. Cliquez sur la flèche si vous désirez changer l'ordre d'affichage,
5. Vous pouvez voir rapidement le nombre de fiche signée et les non signée



Lorsque vous cliquez sur une période de fiche, plusieurs options s'offrent à vous



6. Différents filtres s'offrent à vous.
7. EXCEL et PDF vous permet de télécharger, la liste affichée à l'écran, des fiches signées ou non dans un format EXCEL ou PDF.
8. Vous pouvez signer une fiche à la fois en cliquant sur le document PDF qui se trouve à gauche du nom de l'enfant.
9. Vous pouvez imprimer TOUTES les fiches dans un seul document PDF en cliquant sur l'imprimante , en haut à droite.
  *** Plus vous avez de fiches plus le document prend un long moment avant d'afficher.
10. L'enveloppe vous permet d'envoyer un courriel aux parents pour leur rappeler de signer la fiche dans le portail parent. Cocher tous les enfants pour l'envoyer à tous les parents OU cliquer sur le filtre " Non-Signée", sélectionner tous les enfants et envoyer le courriel de nouveau seulement aux parents qui n'ont toujours pas signé la fiche.
11. Le crayon sur la feuille de papier vous permet d'ajouter la mention " Signature papier" pour un parent qui n'a plus accès au portail et qui a signé la fiche format papier. Cocher l'enfant dont la fiche a été signée papier et cliquer ensuite sur le crayon. Vous verrez ceci apparaître dans la case signature   . Le X vous permet de supprimer la signature.

       
Si vous supprimez une signature faite à la main, un courriel sera automatiquement envoyé aux parents afin de les aviser de retourner signer la fiche dans le portail.
Voici l'exemple du courriel envoyé:

12. Le    vous permet de rafraîchir la liste et ajouter les fiches des enfants qui ce sont ajoutés après la création de cette période.