Ententes de service - comment mettre en place le document de signature numérique

Ententes de service - comment mettre en place le document de signature numérique

Les Ententes de services sont disponibles parmi la multitude de documents de signatures numériques mis à votre disposition dans votre logiciel Amisgest. 

Afin de mettre en place les ententes de services, vous devez d'abord aller activer celles-ci, en vous rendant dans l'onglet Enfant, puis dans le menu Signatures et enfin, dans l'icône de roue d'engrenage vers la droite de l'écran, vous permettant d'accéder aux paramètres des documents de signature numériques. Au besoin, consultez la base de connaissances suivante à cet effet: Comment activer : Les protocoles

Une fois le document activé, vous retrouverez une section "Ententes de services" dans votre menu de Signatures de l'onglet Enfant: 


Afin de générer des ententes de services, vous devrez créer une période globale en cliquant sur le (+) situé au dessus du terme "Ententes de services": 


Par défaut, les dates seront du 1er septembre de l'année courante au 31 août de l'année suivante, selon le filtre d'année dans lequel vous vous situez (au besoin consultez la base de connaissance suivante à cet effet: Filtres d'affichage onglet signatures). 

NB: Il vous est possible de vous rendre dans l'année scolaire à venir à l'aide de la liste déroulante de filtres d'année. L'accès à l'année suivante vous permettra de générer les ententes de service pour l'année de référence à venir. Seulement un an suivant l'année scolaire actuel est disponible en vue de se conformer aux articles 1 & 6 du règlement sur la contribution réduite. Pour plus d'informations à cet effet, consultez le lien suivant: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/S-4.1.1,%20r.%201

Une fois la période créée, le système vous mènera à la page suggérant la modification du modèle d'entente : 



Cliquez sur "Oui" pour modifier le modèle ou sur "Non" si vous ne considérez pas avoir besoin de modifier le modèle. 
En cliquant sur oui, vous serez redirigés vers le PDF du modèle pouvant s'appliquer à tous les enfants de l'installation. Les champs éditables seront identifiés en bleu. 
NB: Plusieurs champs sont préremplis en fonction des informations se trouvant déjà au logiciel. Si des informations sont erronées, assurez-vous de les mettre à jour au système à l'avenir. 

Si des modifications sont détectées, le système vous suggèrera d'enregistrer celles-ci: 


Une fois que le modèle vous convient, vous pourrez apposer votre signature en tant que prestataire de services, en cliquant sur la mention "Signer" au bas de la page: 
 


Maintenant votre modèle prêt à l'emploi, revenez à la page précédente en cliquant sur la flèche du coin supérieur gauche de l'écran. 
Le système vous demandera alors si vous désirez poursuivre en ajoutant des documents pour tous les enfants ayant une entente de service en vigueur (selon les dates comprises dans cette période). 



En cliquant sur "Oui", tous les documents apparaîtront à l'écran. 
Il vous sera alors possible d'éditer les documents de façon individuelle, si un enfant a des particularités à son entente respective (par exemple des dates différentes). 
Pour ce faire, cliquez sur le PDF à la gauche du nom de l'enfant. 


Encore une fois, les champs bleutés constituent les zones modifiables du document. 


Une fois le document complété avec les bonnes informations, vous serez prêts à faire parvenir celui-ci au parent. 
Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'enveloppe dans le coin supérieur droit de l'écran. 

Une confirmation d'envoi apparaîtra dans la colonne prévue à cet effet. 
NB: Le parent n'aura pas accès au document depuis son portail À petits pas tant que vous ne procédez pas à l'envoi du document en question, vous permettant ainsi de modifier les ententes des enfants avant qu'elles ne soient disponibles pour signature. 


Notez que la signature du document devra correspondre à la signature du parent figurant sur le document (parent payeur). 

On voit ici que la signature requise est effectuée, mais non confirmée (voyant rouge):




Une confirmation de signature sera requise afin de voir apparaître le voyant vert dans la colonne Signature. 
Pour ce faire, cliquez sur le carré d'accès à l'historique de signatures .
Une fenêtre contextuelle s'affichera, vous permettant d'approuver ou de refuser la signature: 



Une fois l'icône du crochet (approbation) sélectionné, la signature du document sera considérée comme étant validée: