Comment faire un ajout de documents d'ententes de services numériques en cours d'année
Des enfants ont débuté leur fréquentation au sein de votre milieu de garde alors que l'année est déjà entamée?
Vous utilisez les ententes de services numériques d'Amisgest et souhaitez générer ces documents pour les enfants nouvellement arrivés?
Voyez comment faire l'ajout de documents d'ententes de services en cours d'année afin de faire signer les parents rapidement et sans tracas.
D'abord, connectez vous à votre application Amisgest SDG en tant qu'administrateur, puis accédez au menu Signatures de l'onglet Enfant.
Une fois dans le menu Signatures, accédez à la section des ententes de services selon l'année de référence voulue.
Sélectionnez ensuite la période d'ententes pour laquelle vous souhaitez faire l'ajout de documents.
Une fois dans la période, cliquez sur l'icône d'ajout dans le coin supérieur droit :
Le système vous demandera alors de confirmer l'ajout de documents pour tous les enfants ayant une entente de service en vigueur
Si des ententes ont déjà été générées pour les enfants ayant une fréquentation depuis le début de l'année, aucun doublon ne sera généré.
Attention : Si les documents d'ententes avaient été généré selon la fréquentation précédente des enfants, de nouveaux documents seront générés, donnant l'impression de doublons pour ceux-ci. Assurez-vous donc, en début d'année, que les fréquentations à venir figurent aux dossiers des enfants AVANT de générer les documents de signature numériques.
Confirmez l'ajout de documents en cliquant sur "OUI" :
Une fois les documents ajoutés, vous les trouverez dans la liste des documents parmi les autres ententes de services.
Pour vous aider à les repérer, utilisez le filtre "NON-SIGNÉE" dans le coin supérieur gauche
Rendez vous ensuite dans les ententes individuelles des enfants concernés afin d'y apporter des modifications au besoin.
Pour ce faire, cliquez sur l'icône PDF à la gauche du nom de l'enfant.
Il vous sera ainsi possible de valider les informations et d'ajuster au besoin certains éléments.
Une fois vos modifications effectuées, vous pourrez faire l'envoi.
Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'enveloppe dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une confirmation d'envoi apparaîtra dans la colonne prévue à cet effet.
NB: Le parent n'aura pas accès au document depuis son portail À petits pas tant que vous ne procédez pas à l'envoi du document en question, vous permettant ainsi de modifier les ententes des enfants avant qu'elles ne soient disponibles pour signature.
Notez que la signature du document devra correspondre à la signature du parent figurant sur le document (parent payeur) pour que celui-ci soit considéré valide.
Le parent peut consulter la base de connaissances suivante au besoin : Comment signer des documents dans le Portail À petits pas ? (Parent)
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