Ententes de service - comment mettre en place le document de signature numérique
Les Ententes de services sont disponibles parmi la multitude de documents de signatures numériques mis à votre disposition dans votre logiciel Amisgest.
Afin de mettre en place les ententes de services, vous devez d'abord aller activer celles-ci, en vous rendant dans l'onglet Enfant, puis dans le menu Signatures et enfin, dans l'icône de roue d'engrenage vers la droite de l'écran, vous permettant d'accéder aux paramètres des documents de signature numériques. Au besoin, consultez la base de connaissances suivante à cet effet: Comment activer : Les protocoles
Une fois le document activé, vous retrouverez une section "Ententes de services" dans votre menu de Signatures de l'onglet Enfant:
Créer une période d'ententes de services
Afin de générer des ententes de services, vous devrez créer une période globale en cliquant sur le (+) situé au dessus du terme "Ententes de services":
Par défaut, les dates seront du 1er septembre au 31 août de l'année suivante, selon le filtre d'année de référence dans lequel vous vous situez (au besoin consultez la base de connaissance suivante à cet effet: Filtres d'affichage onglet signatures).
NB: Il vous est possible de modifier les dates inscrites pour les dates de la période de fiche que vous vous apprêtez à créer. La période d'ententes se placera automatiquement dans le filtre d'année de référence comprenant les dates choisies.
Une fois vos dates entrées, vous pourrez sélectionner la ou les annexes que vous souhaiter joindre à vos ententes, en cochant les cases à la gauche de celles-ci.
Modifier le modèle d'entente
Une fois la période créée, le système vous mènera à la page suggérant la modification du modèle d'entente :
Cliquez sur "Oui" pour modifier le modèle ou sur "Non" si vous ne considérez pas avoir besoin de modifier le modèle.
Notez que vous devez absolument procéder par la modification du modèle afin d'apposer votre signature à titre de prestataire de services.
En cliquant sur oui, vous serez redirigés vers le PDF du modèle pouvant s'appliquer à tous les enfants de l'installation. Les champs éditables seront identifiés en bleu.
NB: Plusieurs champs sont préremplis en fonction des informations se trouvant déjà au logiciel. Si des informations sont erronées, assurez-vous de les mettre à jour au système à l'avenir.
Si des modifications sont détectées, le système vous suggèrera d'enregistrer celles-ci:
Il vous sera aussi possible de naviguer à travers le document, à l'aide des flèches dans le haut de la page, pour accéder aux annexes et en modifier le contenu au besoin :
Si vous apportez des modifications aux articles 4.1, 4.2, ou 8 ou encore aux annexes, assurez vous de CALCULER à l'aide du bouton situé dans le coin supérieur gauche afin que les modifications appliquées aient des données chiffrées correspondantes (ajustement des nombres de montants par exemple).
Apposer sa signature à titre de prestataire
Une fois que le modèle vous convient, vous pourrez apposer votre signature en tant que prestataire de services, en cliquant sur la mention "Signer" au bas de la page:
NB : Le système vous demandera alors de confirmer votre identité en entrant votre mot de passe ou numéro de téléphone cellulaire, puis confirmera la ville dans laquelle votre milieu se trouve. Vous pourrez ensuite apposer votre signature numérique. NB : La signature sera apposée sur l'entente (document principal) ainsi que sur toutes les annexes qui l'accompagnent
Maintenant votre modèle prêt à l'emploi, revenez à la page précédente en cliquant sur la flèche du coin supérieur gauche de l'écran.
Le système vous demandera alors si vous désirez poursuivre en ajoutant des documents pour tous les enfants ayant une entente de service en vigueur (selon les dates comprises dans cette période).
En cliquant sur "OUI", tous les documents apparaîtront à l'écran, en fonction des enfants ayant une fréquentation au dossier pour ces dates.
NB: Il peut y avoir plus d'un document/enfant si plusieurs parents payeurs figurent au dossier. Afin de savoir comment paramétrer les pourcentages des payeurs, consultez la base de connaissances suivante: Paramétrer les payeurs à la fréquentation de l'enfant
Éditer une entente individuelle
Il vous sera ensuite possible d'éditer les documents de façon individuelle, si un enfant a des particularités à son entente respective (par exemple des dates différentes).
Pour ce faire, cliquez sur le PDF à la gauche du nom de l'enfant.
Encore une fois, les champs bleutés constituent les zones modifiables du document et le bouton "Calculer" sert à mettre à jour les informations chiffrées de certaines sections du document en fonction des modifications.
Envoi du document d'entente de service numérique au parent
Une fois le document complété avec les bonnes informations, vous serez prêts à faire parvenir celui-ci au parent.
Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'enveloppe dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une confirmation d'envoi apparaîtra dans la colonne prévue à cet effet.
NB: Le parent n'aura pas accès au document depuis son portail À petits pas tant que vous ne procédez pas à l'envoi du document en question, vous permettant ainsi de modifier les ententes des enfants avant qu'elles ne soient disponibles pour signature.
Notez que la signature du document devra correspondre à la signature du parent figurant sur le document (parent payeur) pour que celui-ci soit considéré valide.
Le parent peut consulter la base de connaissances suivante au besoin : Comment signer des documents dans le Portail À petits pas ? (Parent)
Validation de la signature du parent
On voit ici que la signature requise est effectuée, mais non confirmée (voyant rouge):
Une confirmation de signature sera requise afin de voir apparaître le voyant vert dans la colonne Signature.
Pour ce faire, cliquez sur le carré d'accès à l'historique de signatures 
.
Une fenêtre contextuelle s'affichera, vous permettant d'approuver ou de refuser la signature:
Une fois l'icône du crochet (approbation) sélectionné, la signature du document sera considérée comme étant validée:
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