Création des banques d'heures dans Amisgest Mobile

Création des banques d'heures dans Amisgest Mobile

Comment créer les banques d'heures dans Amisgest Mobile?

Il est possible de créer des banques d'heures dans votre Amisgest mobile afin que les employé(e)s puissent voir les heures qu'ils ont en banque directement dans leur feuille de temps mobile.

Exemple de banques d'heures les plus utilisées: Maladies, Vacances, Heures en banque / Reprise d'heures.

Voici les étapes à suivre afin de créer les banques d'heures dans les feuilles temps mobile

Étape 1: Création des codes d'horaires

Pour débuter, à partir de votre Amisgest SDG+, vous devez créer les codes d'horaires en lien avec l'ajout et la reprise d’heures en banque. Les codes pour les banques d'heures Maladies et Vacances sont déjà créés par défaut.
(1) Cliquez sur "Réglages" puis "Listes"
(2) Ensuite, sur "Codes d'horaire"
(3), (4) et (5) sont les codes qui doivent être créés afin de pouvoir créer la Banque d'heure dans Amisgest Mobile.
Important: Assurez-vous d'avoir inscrit un type de présence, de cocher la case "Feuille de temps", d'inscrire les correspondances de votre Acceo Services de garde et de remplir la dernière colonne de correspondance dans la feuille de temps.
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Étape 2: Création des banques d'heure

Il est maintenant l'heure de créer les banques pour vos employé(e)s
(1) Cliquez sur "Employé"
(2) Cliquez sur "F. de temps"
(3) Cliquez sur le bouton "Feuille de Temps"
(4) Sélectionnez "Banques"



À partir de cet écran, vous devez créer toutes les banques d'heures que vous désirez utiliser, une par une.
(5) Cliquez sur le + afin créer ou d'ajouter un Type de Banque d'heure



(6) Nommer la banque d'heure. Pour notre exemple, nommons-là Maladie
(7) Vous devez entrer un minimum et un maximum d'heures que les employés peuvent avoir dans leur banque d'heure. 
     Habituellement, pour le minimum, on le laisse à 0. Pour le maximum, si l'employé le plus ancien dans votre service de garde a droit à 10 jours de
     maladies par années à 8hrs chaque, vous devez donc entrer comme maximum 80 hrs. **C'est la structure de base de la Banque d'heure**
(8) Saisissez le code d'horaire Maladie, qui correspondent à la banque que vous créez.
(9) Entrez les dates de début et de fin (ex.: du 1er avril au 31 mars) À refaire chaque année lorsque les banques sont renouvelées.
(10) Sélectionnez la flèche qui correspond au code. Ex.: puisque la banque Maladie est une banque avec laquelle l'employé(e) peut seulement reprendre des heures, on sélectionne la flèche qui pointe vers le bas.
(11) Entrer le facteur, 1 veut dire que 1h travaillé = 1h payé. Si vous devez payer l'employé à temps et demi, vous devez entrer 1.5
(12) Vous devez cliquer sur enregistrer lorsque complété
(13) Permet de supprimer la banque d'heure.



Pour la Banque d'heure, dans laquelle l'employé(e) peut ajouter et reprendre des heures, vous devez ajouter deux codes d'horaires: Ajout d'heures et Reprise d'heures. Vous pouvez les nommer comme vous le désirez, à partir du menu Codes d'horaires de votre Amisgest.

(14) Vous devez ajouter les 2 codes d'horaires créés pour les banques d'heures accumulées. Pour "Ajout d'heures", on sélectionne la flèche vers le haut et pour "Reprise d'heures" on sélectionne la flèche vers le bas.

**NOTEZ que, si un(e) employé(e) peut emprunter des heures qu'il n'a pas en banque (l'employé(e) a besoin d'un congé et n'a plus d'heures en banques), dans la case Minimum, vous devez inscrire le maximum d'heures que vous autorisez en négatif. Par exemple, si vous autoriser "d'avancer" 1 journée de 8 heures maximum, vous devez inscrire "-8" dans la case minimum.


Étape 3: Ajouts des heures dans les banques pour chaque employé


Lorsque les types de banques d'heures sont créées, vous devez spécifier le nombre d'heures que chaque employé(e) a en banque toutes les banques d'heures que vous avez créé.
(15) Cliquez sur le bouton rose "Ajouter"



(16) Sélectionnez la Banque d'heure 
(17) Sélectionnez l'employé(e)
(18) Sélectionnez la date à laquelle vous entrez les heures. Valider les heures avec votre logiciel comptable.
(19) Entrez les heures et les minutes que l'employé(e) a actuellement en banque
(20) Enregistrer



Vous devez maintenant refaire les étapes (15) à (20) pour tous les employés.



Warning
***Notez que les banques d'heures ne sont pas synchronisées avec votre logiciel comptable (ACCEO / Enfantin) et doivent être ajustées manuellement en cas de différence.
Warning
****L'ajout aux banques d'heures n'est pas géré lors du transfert vers votre logiciel comptable. Lors de l'utilisation des banques d'heures, vous devez vous assurer que le tout est bien transféré aux bons endroits et faire les correctifs nécessaires manuellement dans votre logiciel comptable.