Aperçu des feuilles de temps mobiles par les employés-version simplifiée

Aperçu des feuilles de temps mobiles par les employés-version simplifiée

À partir de la version Mobile 28 de votre Amisgest SDG, il vous sera possible d'activer la feuille de temps simplifiée pour le portail employé. 
Voyez comment en faire l'utilisation. 

I. Paramètres de la feuille de temps (gestionnaires)

Afin d'activer la nouvelle feuille de temps revue et simplifiée pour vos employés, vous devez vous rendre dans la nouvelle section "Feuilles de temps" dans les paramètres généraux de la section "Réglages".


 


Une nouvelle option est disponible, vous permettant d’activer la nouvelle version « Simplifiée » de la feuille de temps de vos employés, par défaut c’est la version dite « Standard » qui est sélectionnée, ce qui correspond à votre version actuelle.
Dans cette section, il vous est également possible de configurer certaines options reliées à la configuration de votre feuille de temps. Au besoin, consultez la base de connaissance suivante au sujet des paramètres de feuilles de temps: Paramétrer la feuille de temps mobile

II. Connexion au portail employé pour consultation, modification et soumission de la feuille de temps simplifiée

Si vous n'avez pas encore donné accès à vos employés à leur portail, consultez d'abord la base de connaissance suivante: Créer un compte employé sur l'application Amisgest mobile
Une fois connecté à l'application, l'employé pourra se rendre dans l'onglet "Feuille de temps" afin de consulter, compléter et soumettre sa feuille de temps. 


Dans ce visuel, une légende de couleur permet à l'employé de voir le statut des différentes semaines soit: 
  1. En cours : l'employé a ouvert cette période afin de consulter ou modifier le contenu de sa feuille de temps. 
  2. Soumise : L'employé a soumis sa feuille de temps et celle-ci est en attente d'approbation par le gestionnaire. 
  3. Approuvée : Le gestionnaire a procédé à l'approbation de la feuille de temps. 
L'employé devra ensuite sélectionner une date dans le calendrier selon la semaine/période qu'il désirera consulter, modifier ou soumettre. 
Une fois la date sélectionnée, l'employé se retrouvera dans le visuel suivant: 


1. Le filtre d'installation permettra à l'employé de voir/modifier les heures travaillées selon l'installation ou de voir/modifier les heures pour l'ensemble des installations 

2. Le filtre de fonction permettra à l'employé de voir/modifier les heures travaillées selon sa fonction ou de voir/modifier les heures pour l'ensemble des fonctions (dans les situations ou un employé exécute plus d'une fonction, par exemple préposé et cuisinier)

3. L'entête de la rangée nous informe du code, de l'installation, de la fonction et du nombre d'heures totales comprises dans la ligne en question (voir point 7 pour l'ajout de lignes). 

4. Les dates indiquées correspondent à la période qui est consultée/modifiée selon la date sélectionnée au calendrier dans le visuel précédent. 

5. Les cases permettent à l'employé de voir ou modifier les heures de sa feuille de temps. En cliquant sur une case, il est possible d'ajouter, modifier, supprimer de l'information. Lorsqu'on sélectionne une case, une fenêtre contextuelle s'affiche et suggèrera des intervalles selon les cinq intervalles les plus populaires de l'employé (selon les données recueillies par le système) par exemple: 
  
Si aucune des suggestions ne correspond aux heures à entrer pour cette journée, l'employé pourra sélectionner la mention "Autre" afin d'entrer manuellement les heures. 

6. Les boutons de copie permettent de copier l'horaire ou les présences associées à l'employé. Une confirmation sera nécessaire afin de compléter la copie et les journées déjà remplies en totalité ou en partie ne seront pas copiées. 
  

7. Le bouton permet d'ajouter une ligne correspondant à un autre code et/ou une autre fonction et/ou une autre installation. Par exemple: 


8. La section "Actions" sert à supprimer l'information comprise dans une ligne ou à transférer cette information vers un autre code, une autre fonction ou une autre installation. 
   =        =   


9. Le sommaire sera indiqué pour l'installation et la fonction, affichant ainsi le total pour chaque notion. 

10. Si des banques d'heures sont attribuées à l'employé, elles apparaîtront dans des encadrés affichant les heures utilisées dans la période en cours ainsi que le solde de la banque. 

11. Pour valider le contenu avant de passer à la soumission, l'employé devra sélectionner le bouton de validation. 

Pour plus de détails au sujet de la modification du contenu de la feuille de temps, nous vous invitons à consulter la base de connaissance suivante: Modification d'une feuille de temps par l'employé.


III. Validation et soumission

Une fois les heures entrées en fonction de l'installation, la fonction et le code, l'employé pourra passer à l'étape suivante. 
Afin de s'assurer que tout est bien en ordre, il y a d'abord l'étape de la validation. En cliquant sur le bouton , le visuel changera pour afficher automatiquement l'ensemble des informations entrées, c'est-à-dire que les filtres de fonction et d'installation afficheront tout par défaut. 
Les boutons de copie et d'ajout de ligne ne seront plus accessibles, puisque cette étape demande une révision des informations déjà entrées. 
Si toutefois l'employé remarque que des informations sont manquantes, il pourra revenir sur ses pas en cliquant sur le bouton 


Lorsque l'employé a terminé sa validation, il peut passer à l'étape de la soumission en cliquant sur le bouton 
Un message apparaîtra à l'écran afin que l'employé confirme que c'est bien ce qu'il désire faire, puisqu'une fois la feuille de temps soumise, il n'est plus possible d'y apporter des modifications.


La feuille de temps est maintenant soumise et c'est au tour du gestionnaire d'aller effectuer l'approbation. 
L'employé pourra voir le statut de sa feuille de temps changer à l'aide de la légende de couleur expliquée au début du point II. avec le visuel du calendrier. 



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