Comment activer les confirmations d'absence par SMS?

Comment activer les confirmations d'absence par SMS?

L’outil de SMS permet d’envoyer automatiquement un SMS aux parents afin d’avoir une confirmation de la présence ou de l’absence de leurs enfants. La réponse du parent (Présent, Absent ou Malade) sera inscrite automatiquement dans le suivi des présences, dans le sommaire, dans l'historique des présences et sur la fiche d’assiduité.

Pour que les SMS puissent être envoyés, vous devez vérifier 
  1. Que les Alertes SMS sont activés
  2. Qu'un numéro de cellulaire est présent pour le parent dans la fiche de l'enfant
  3. Que la case SMS est cochée pour chaque parent à qui vous désirez envoyer le SMS
  4. Que le paramètre Délai global avant l'envoi du SMS vous convient.
Voici la procédure de vérification /activation de chacun des points :

Activation du Messager (SMS) 




 
 

Note sur les délais d'envoi: Si vous souhaitez que le système envoie les SMS 5 ou 10 minutes plus tard que l’heure d’arrivée habituelle de tous les enfants, il est possible de le paramétrer d’un seul coup afin d’éviter d’avoir à ouvrir chaque dossier d’enfant et l’inscrire manuellement… Si au contraire, l’heure habituelle de chaque enfant convient, on laisse ce paramètre à 00:00.

Informations importantes pour que tout fonctionne correctement

  1. Vous devez vous assurer qu'un numéro de cellulaire est inscrit dans la case cellulaire, pour au moins un des parents dans le dossier de l’enfant. Si le numéro est absent ou dans la mauvaise case, vous devez corriger l'information à partir de votre Gestionnaire ou votre Enfantin puis synchroniser avec Amisgest (si vous n'avez pas de logiciel financier, vous corrigez l'information directement dans Amisgest). Vous devez également cocher la case “SMS” du parent dans le dossier Amisgest de l’enfant;
  2. L’outil se base sur les journées de fréquentation cochées dans les Ententes de service ainsi que sur l'heure d'arrivée moyen de l'enfant pour envoyer les SMS;
    1. Chaque dimanche, l'heure d'arrivée moyen de l'enfant est recalculée en tenant compte des heures d'arrivées des 4 dernières semaines. Cette moyenne sera inscrite dans le dossier de l’enfant au champ Heure d’arrivée;
    2. Il est possible d'inscrire manuellement une heure d’arrivée pour chaque enfant. Pour le faire, à partir du dossier de chaque enfant, cochez la case Manuel (en dessous d’heure d'arrivée) et inscrire l’heure désirée à laquelle vous souhaitez que le SMS s’envoie pour cet enfant.

Voici la procédure à suivre pour faire un traitement en lot pour configurer les heures d'envoi pour les SMS.

Allez dans le menu SDG(1),

Cliquez sur Traitement en lot(2),

Sélectionnez "Activer les alertes SMS pour tous les parents", cela cochera les cases SMS des contacts parents dans les dossiers des enfants(3). 

 

Ensuite effectuez un deuxième traitement en lot pour sélectionner l'heure d'envoie qui vous convient. Si vous voulez que les parents reçoivent un SMS à 8h00, pour tous les enfants qui ne sont toujours pas arrivés, sélectionnez " Messager - Heure d'arrivée prévue à 08h00 pour tous " (4).

     **** Ce traitement activera automatiquement la case "Manuel" dans tous les dossiers des enfants et ajoutera l'heure d'arrivée à 8h00 pour tous,

Tapez le mot "Confirmer" puis cliquer sur OK

Cliquez sur la flèche afin de rafraîchir et que le traitement s'effectue dans tous les dossiers des enfants.

 





Alertes par courriel: Vous pouvez recevoir un courriel afin de vous aviser lorsqu'un parent a répondu au SMS. Pour paramétrer cette alerte:

 - L'Alerte s'active directement dans votre Amisgest mobile
 - Cliquez sur l'onglet "Réglages"
 - Cliquez sur "Paramètres"
 - Cliquez sur "Confirmation d'absence et proposition de place automatisé"
 1) Cliquez sur "Confirmation de réception"
 2) Activer la case "Courriel indiquant la réception d'une réponse par SMS"


Informations de facturation

- 30 jours d’essai gratuit dès une première utilisation de tout type de SMS;
- 0,015$/SMS envoyé et/ou reçu;
- Facturation aux 3 mois;
- Les frais de SMS ne sont pas facturables ni payable via la coop William même si vous êtes membre.

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